Een factuur maken, hoe doe je dat? (+ voorbeelden)

Snel en makkelijk een factuur maken? Dat kan met de facturatiesoftware van Teamleader Focus. Je maakt met een paar klikken een factuur, compleet met jouw logo, lettertype en kleuren. En dankzij onze templates vergeet je nooit meer een belangrijk onderdeel op je factuur. Helemaal mooi: je klanten kunnen online betalen met InvoiceCloud waardoor je tot 14 dagen sneller en 37% meer op tijd betaald krijgt. Dat wil jij toch ook? Je probeert het nu 14 dagen gratis.

Als ondernemer waak je best met evenveel zorg over je facturen als een grootmoeder over haar kristallen glazen. Overdreven? Helemaal niet! En daar zijn drie goede redenen voor:

1. Facturen staan synoniem voor ‘ka-ching’. Een factuur is een bewijs dat je bepaalde producten of diensten leverde voor een bepaalde prijs, een schuldvordering. Voldoet je factuur niet aan de regels en weigert je klant om te betalen? Dan kun je fluiten naar je centen.
2. Foute facturen zijn ‘ka-ching’ voor de fiscus. Als je facturen niet kloppen, dan loop je risico op sancties. Dat geldt trouwens niet alleen voor de facturen die jij opstelt (verkoopfacturen), maar ook voor de incorrecte facturen van je leveranciers (aankoopfacturen).
3. Facturen geven inzicht in je bedrijf. Ze tonen je inkomsten en uitgaven, waardoor je de financiële gezondheid van je eigen zaak in kaart kunt brengen.

Jona Van Laer, oprichter van Tuinjan, heeft dankzij Teamleader Focus een beter zicht op de financiële gezondheid van zijn onderneming. Jona:

Maak je al je documenten nog old-school met pen en papier? Laten we eerlijk zijn: dat is eigenlijk niet meer van deze tijd. Er zijn tegenwoordig veel snellere, effectievere én meer milieuvriendelijke manieren om facturen te maken. Daarbij is een digitale factuur erg handig als je de facturen per e-mail wilt versturen. Dat scheelt een tripje naar de postbus en ook nog eens een postzegel.

Een digitale factuur kan je op twee manieren maken:

1. Met een gratis tool zoals Excel of Word
   Als je de factuur maakt in Excel, Word of bijvoorbeeld Google Sheets, moet je goed opletten dat je de juiste onderdelen verwerkt. Als een verplichte vermelding ontbreekt op je factuur, dan riskeer je een administratieve geldboete. Deze kan oplopen tot wel € 250 per foutieve factuur...
   Een gratis tool als Excel is vooral ideaal als je nog niet zoveel facturen verstuurt en als je aanbod van producten en diensten redelijk overzichtelijk is. Maar verstuur je meer dan ongeveer 5 facturen per maand? Of heb je een groot aanbod met veel variatie in prijzen en btw-tarieven? Dan is het verstandig om meteen te starten met een speciale tool voor facturatie.
   
2. Met een facturatieprogramma
   Het grote voordeel van een facturatieprogramma is de tijdwinst. Omdat je met een facturatieprogramma alles op één plek hebt, hoef je niet langer handmatig facturen te maken en te versturen. Dit bespaart veel tijd en vermindert ook de kans op fouten. Bovendien kan je met een facturatieprogramma gemakkelijk de status van je facturen bijhouden en herinneringen sturen voor openstaande betalingen. Dit zorgt voor een efficiënt en gestroomlijnd facturatieproces, waardoor je meer tijd overhoudt voor het échte werk.
   
   Met een facturatieprogramma zoals Teamleader Focus, factureer je foutloos en snel. Je maakt eenvoudig professionele facturen, volgt deze moeiteloos op en je voorspelt zelfs je inkomsten. Dankzij de vooropgestelde templates hoef je je nooit meer zorgen te maken of je factuur voldoet aan de huidige eisen. Eerst zien, dan geloven? Dat kan. Je probeert het nu 14 dagen gratis. Dus zonder te betalen en zonder kredietkaart.

Een factuur bestaat doorgaans uit drie onderdelen: een factuurkop, factuurregels en een factuurvoet. Zie het als de Hei­li­ge Drie­-eenheid: elk component bevat een aantal verplichte gegevens om wettelijk geldig te zijn.

In de factuurkop vermeld je:

• duidelijk het woord ‘factuur’ met het volgnummer
• de datum van opmaak
• je bedrijfsnaam en bedrijfsvorm (bv, nv, cv …)
• je volledige adres
• je bankrekeningnummer
• je btw-nummer
• de leveringsdatum van de goederen of diensten
• de bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer van de klant

In de factuurregels beschrijf je de goederen en/of diensten en hun hoeveelheid. 

• In het geval van goederen vermeld je de verschillende onderdelen en de bijbehorende eenheidsprijs.
• In het geval van diensten vermeld je het uurtarief en de tijd die je spendeerde aan elk deel van het project.

In de factuurvoet vermeld je:

• het nettobedrag (bedrag zonder btw)
• het btw-percentage en -bedrag
• het totaalbedrag
• de betalingstermijn
• de betaalmogelijkheden

Het is niet wettelijk verplicht maar wel aan te raden om de volgende onderdelen ook op te nemen in je factuur:

• Algemene voorwaarden. Vaak zijn algemene voorwaarden zoals een bijsluiter: niemand leest ze. Toch kan het slim zijn om ze op te nemen in je factuur, want ze zijn juridisch bindend en beschermen je tegen wanbetalers. Tip: Je vindt heel wat standaardteksten via Google.
  Opgelet! Is je factuur bestemd voor een particulier? Dan moet je diezelfde voorwaarden ook vermelden op je offerte. Voor bedrijven volstaat het om te verwijzen naar je website.
• Een vervaldatum van de factuur. Dit is de factuurdatum, plus de betalingstermijn van de factuur. Eigenlijk doe jij dus het rekenwerk voor de betaler. Slim, want zo heb je een grotere kans dat de betaler de factuur tijdig voldoet.
• Een dankwoord voor de bestelling of opdracht. Of een oproep om je zaak te volgen op sociale media.

Maak je de factuur zelf in Excel of Word? Dan kan je een standaard sjabloon maken waarbij je deze gegevens verwerkt. Daarmee hoef je alleen nog de datum, klantgegevens en de gegevens van de verkoop in te vullen. Als je een facturatieprogramma gebruikt kan je dit allemaal automatiseren. Je kan zelfs de algemene voorwaarden uploaden zodat deze altijd toegevoegd worden aan je offertes en facturen.

Teamleader is Tuinjan’s digitale rechterhand. Jona:

Wil je het jezelf helemaal makkelijk maken? Kies dan meteen voor facturatiesoftware van Teamleader Focus. Dankzij de templates heb je met enkele klikken een strakke factuur klaar staan. Onze software voegt automatisch alle vereiste elementen toe, waardoor je nooit meer een wettelijk onderdeel vergeet toe te voegen aan de factuur. En als kers op de taart kunnen je klanten de factuur direct online betalen, waardoor je sneller én vaker op tijd betaald krijgt. Zonde om te laten liggen, toch? Test het nu 14 dagen gratis uit.

Vergeet ook niet om de betalingsvoorwaarden duidelijk te vermelden, zoals de betaaltermijn en de betaalwijze. 

• Gebruik je nog geen facturatieprogramma? Zorg dan dat je handmatig een overzicht bijhoudt van verzonden facturen. Volg de betalingen op om ervoor te zorgen dat je tijdig betaald wordt. Word je betalingstermijn overschreden? Stuur dan een herinnering voor de openstaande betaling.
• Gebruik je wel een facturatieprogramma? Slim, want dat bespaart veel tijd. Facturatiesoftware, zoals Teamleader Focus, houdt vanzelf een overzicht bij van alle verzonden facturen. Als je deze tool koppelt aan je bank, wordt de betaalstatus van iedere factuur automatisch geüpdatet. En je kan zelfs geautomatiseerde betalingsherinneringen instellen voor de facturen waarbij de betalingstermijn is overschreden. Meer gedaan met minder werk dus!

Ben je net gestart als ondernemer en moet je je eerste factuur maken? Wij kunnen ons goed voorstellen dat je dan misschien niet weet waar je moet beginnen. Maar zoals Pablo Picasso al zei: goede kunstenaars kopiëren, grote kunstenaars stelen. En dat geldt evengoed voor het opstellen van facturen. Wij helpen je graag op weg, dus je kan onze templates gratis downloaden:

Ben je op zoek naar een specifieke voorbeeldfactuur? Neem dan zeker een kijkje in onze templategalerij.

Onze templates kun je makkelijk aanpassen met je eigen factuurgegevens en huisstijl. En je mag op beide oren slapen: onze voorbeeldfacturen zijn opgesteld volgens de regels van de kunst. We garanderen dat zelfs de meest strenge btw-controleur geen opmerkingen zal hebben. Pinky promise! Zelf proberen? Dat kan nu 14 dagen, zonder te betalen.

• Factuur en offerte, moet dat hetzelfde zijn?

  Neen. Het bedrag op een offerte is indicatief, niet definitief. Een offerte is dus vrijblijvend, maar formaliseert jouw aanbod om iets tegen een bepaalde prijs te doen of leveren. Je klant kan de offerte ofwel impliciet (door de uitvoering ervan), ofwel expliciet (door de ondertekening ervan) aanvaarden. In beide gevallen gaan ze automatisch akkoord met je algemene voorwaarden. Wat daarin staat, is dus doorslaggevend. 

  Alleen wanneer de klant de offerte ondertekent, is die ook juridisch bindend. In dat opzicht is het dus wél interessant om er goed over na te denken en je werk niet te onder- of overschatten.

• In welke taal moet een factuur opgesteld worden?

  Dat is afhankelijk van het taalgebied waarin de exploitatie- of bedrijfszetel van je onderneming gevestigd is. Doodsimpel dus! Maar we zouden België niet zijn als dat niet ingewikkeld was. Daarom zetten we alles even op een rijtje:
   

  • Bevindt je exploitatiezetel zich in het Nederlands/Frans/Duits taalgebied? Dan schrijft de wet voor dat je je facturen in het Nederlands/Frans/Duits moet opstellen.
  • Bevindt de exploitatiezetel zich in het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad? Dan moet je je facturen in het Nederlands opstellen voor je Nederlandstalige klanten en in het Frans voor je Franstalige klanten.
  • Bevindt je exploitatiezetel zich in een faciliteitengemeente? Dan moet je Nederlands gebruiken in het Vlaams Gewest of de Brusselse rand en Frans in het Waalse Gewest.

  Wordt deze regel geschonden? Dan wordt de factuur nietig verklaard. Het is dus opletten geblazen!

• Wat als je een fout maakt?

  Als een verplichte vermelding ontbreekt op je factuur, dan riskeer je een administratieve geldboete:

  • € 25 per factuur bij een eerste overtreding (met een minimum van € 50 en een maximum van € 500), op voorwaarde dat deze niet bewust gemaakt was en de Schatkist niet schaadt;
  • € 50 per factuur bij een eerste overtreding die niet voldoet aan de voorwaarden zoals hierboven vermeldt (met een maximum van € 250);
  • € 125 per factuur bij een tweede overtreding (met een maximum van € 1.250) ;
  • € 250 per factuur bij volgende overtredingen (met een maximum van € 5.000) .
  • Of een proportionele geldboete (maximum 200% van de verschuldigde btw) wanneer er een fout staat in: het volgnummer, de bedrijfsnamen en -vormen of adressen; de aard, hoeveelheid of prijs van de geleverde goederen of diensten.

  
  Fouten maken is menselijk. Gelukkig kan je dit snel weer rechtzetten met een creditnota voor de foute factuur (die zorgt voor een boe­king langs cre­dit­zij­de) en een nieuwe, correcte factuur.

• Wanneer stel je een factuur op en verstuur je ze?

  Stel je je facturen even traag op als George Martin boeken schrijft, dan heb je een probleem. Wettelijk gezien is de uiterste datum om je factuur op te stellen de 15de dag van de volgende maand na levering. Anders kan de overheid je boetes opleggen. Een voorbeeld: leverde je bijvoorbeeld op 23 april goederen aan de klant, dan heb je tot 15 mei om je factuur op te stellen en te versturen.

  
  Toch maak je er best een gewoonte van om je factuur meteen te versturen als een bestelling of project afgerond is. In het begin van de maand heb je doorgaans flink wat kosten. Als je klanten snel hun facturen betalen, dan kun je makkelijker het nodige bedrag neertellen en geraak je niet in cashflow problemen.

• Wat als klanten niet op tijd betalen?

  Onbetaalde facturen zijn een nachtmerrie voor elke onderneming. Toch krijgt iedereen er vroeg of laat weleens mee te maken. Gelukkig is er een stappenplan voor wanbetalers. Volg je mee?
   

  1. Ga preventief te werk. Als je goederen verkoopt, kun je kopers vooraf laten betalen. Als je diensten verkoopt, dan kun je heel wat maatregelen tegen wanbetalers opnemen in je algemene voorwaarden. Is je klant toch een dag of twee te laat met betalen? Stuur dan een betalingsherinnering.
  2. Ga over tot een minnelijke invordering. In dat geval mag een schuldeiser een schuldenaar aansporen tot betaling van schulden via bijvoorbeeld aanmaningsbrieven. Hiervoor kun je gerust een advocaat, gerechtsdeurwaarder, notaris of incassobureau aanstellen.
  3. Ga over tot een gerechtelijke invordering. Hier voeg je de daad bij het woord en stap je naar de rechtbank.

  In Teamleader Focus kun je onbetaalde facturen makkelijk opvolgen: je kunt automatische betalingsherinneringen instellen en op elk moment de betaalstatus raadplegen.

• Digitaal factureren, hoe werkt het?

  De inktpatronen van je printer zijn nog maar eens leeg, het adres past net niet op de enveloppe en je hebt geen postzegels meer. Papieren facturen kosten je tijd, geld en allesbehalve gemoedsrust. Want hoe ben je zeker dat je factuur heelhuids bij je klant terechtkomt?

  Daarom maken steeds meer zelfstandigen gebruik van digitale facturen met een online tool zoals Teamleader Focus. We zetten alle voordelen op een rijtje:

  1. Een forse tijdwinst. Klik, klik, klik. In een mum van tijd heb je een factuur opgesteld in je eigen huisstijl. Ook het inboeken, verzenden en verwerken ervan verloopt digitaal en dus sneller.
  2. Je bespaart centen. De kostprijs van software blijft doorgaans gelijk, ongeacht hoeveel facturen je verstuurt. Enveloppen, inktpatronen, postzegels … heb je niet langer nodig.
  3. Het is doodsimpel: je bent er zeker van dat je factuur bij de juiste persoon terechtkomt. Bovendien kunnen ze je factuur op elk moment bekijken: vanop de smartphone, tablet of computer, en dat op kantoor, op vakantie of in de koekenrayon van de Colruyt.