Zo volg je verlopen facturen succesvol op

Openstaande facturen: we krijgen er allemaal mee te maken, of we dat nu willen of niet. Hier zijn 3 tips om ze alsnog betaald te krijgen, zónder de hoofdpijn die je krijgt van het sturen van betalingsherinneringen.

Ooit al een wanbetaler of late betaler gehad? De kans is groot van wel.

Handelsinformatiebureau Graydon meldde in 2014 dat in België 67,1% van de facturen, of twee derde, op tijd wordt betaald. Dat betekent dat een derde van de facturen niet op tijd wordt betaald.

Het percentage bedrijven dat daar last van heeft is nog hoger. In Nederland bleek uit onderzoek van het Verbond van Verzekeraars dat ruim driekwart van het Nederlandse mkb (midden- en kleinbedrijf) met wanbetaling kampte.

Met als risico dat jij je leveranciers niet meer op tijd kan betalen… of erger.

We gaven al eerder tips om je factuur te maken, zodat die hopelijk sneller betaald wordt.

Maar hoe ga je om met verlopen facturen? Hier zijn 3 tips om ze alsnog betaald te krijgen, zónder de hoofdpijn die je krijgt van het sturen van betalingsherinneringen.

1. Automatiseer je herinneringen

Betalingsherinneringen sturen moet zowat het vervelendste klusje binnen je bedrijf zijn. Heel wat ondernemers doen dit dan ook niet, of sturen ze te laat.

Maar zonder herinnering wordt de kans kleiner dat je klant nog betaalt.

De betere bedrijfssoftware heeft gelukkig een geweldig handige optie: automatische betalingsherinneringen. Die worden vanzelf verstuurd met een boodschap die jij van tevoren kiest, terwijl jij met andere dingen bezig bent,

Met Teamleader stel je zelfs een heel schema van herinneringen samen. Je kiest hoeveel dagen na het verlopen van de betalingstermijn je een herinnering per e-mail wilt verzenden. 5, 10, 63 of 151 dagen? Je stelt zo veel herinneringen in als je wilt.

Je kiest ook meteen of je nalatigheidsintresten of herinneringskosten aanrekent. Tenslotte kies je de template: een standaardtekst, die jij schrijft en aanpast naar wens. Je kan een unieke standaardtekst voor elke herinnering kiezen. Gepersonaliseerd met de naam van je klant, natuurlijk.

Betaalt je klant de factuur? Dan wordt dat geregistreerd en stoppen de herinneringen uiteraard.

Digitaal factureren? Zo stel je eenvoudig een digitale factuur op.

2. Als betalingsherinneringen niet werken

Helaas: ook na een aantal vriendelijke mailtjes kan een factuur nog onbetaald blijven. Een telefoontje kan dan wonderen doen. Vraag gewoon of je klant je herinneringen heeft gezien. Misschien heeft hij het wel te druk om zijn mail te checken? Persoonlijk contact is soms dé oplossing.

Als dat nog niet helpt, schakel dan over op papier. En stuur een goeie ouwe herinnering per post.

Ook dat kan je in Teamleader doen. Als je een herinnering aanmaakt, kan je namelijk aangeven dat die per brief moet worden verstuurd. De post drukt dan je factuur af en stuurt hem naar je klant.

Verstuur je je facturen en herinneringen sowieso per post? Dan schakel je over naar een herinnering per aangetekende brief. Je kan kiezen tussen aangetekende zending en aangetekende zending met ontvangstbewijs.

3. Bedank je klant als die betaalt

Professionele relaties zijn vaak maar zo goed als de laatste interactie. Je houdt die dus maar beter positief.

Daarom is het een prima idee om ook late betalers te bedanken als ze hun factuur voldaan hebben.

Denk eraan dat het niet altijd een kwestie is van niet willen — misschien zit je klant wel krap bij kas en heeft hij jou met zijn privégeld betaald… Dan stelt hij een bedankje vast op prijs. Bovendien bestaat de kans dat hij de volgende keer sneller betaalt.

Vanuit Teamleader doe je dat trouwens heel gemakkelijk. Als een factuur voldaan wordt, krijg je automatisch een melding. Met een muisklik stuur je je klant dan een bedankberichtje, dat je vooraf hebt ingesteld.

Het meest winstgevende halfuurtje van je boekjaar?

Je ziet: een automatisch systeem voor betalingsherinneringen opzetten is eigenlijk zo gepiept. Als je dan bekijkt hoeveel facturen je sneller (of überhaupt) betaald krijgt…

En dat zonder dat je maandelijks betalingen moet nagaan en herinneringen moet uitsturen. Een no-brainer, dus!

Blijven je facturen alsnog onbetaald? Zo kom je in 3 stappen tot een eenvoudige oplossing.

Meer informatie over het facturatieprogramma van Teamleader? Neem gerust een kijkje.