COMSA!: “Teamleader zorgt voor transparantie. Transparantie zorgt voor vertrouwen bij onze klanten.”

Header Detail 1240x533 C Comsa Testimonial

Wie? Waldo Cosman, zaakvoerder
Wat? Full-service reclamebureau
Teamleader sinds? 2016
Grootste uitdaging? Tijd besparen en correcter werken

Logo’s, huisstijlen drukwerk, webdesign, reclamecampagnes,… You name it, Comsa! doet het. Vanuit de Westhoek neemt het creatieve agency zowel online als offline projecten van A tot Z voor zijn rekening.

Beter inzicht in klanten

“Klantenrelaties zijn heel belangrijk voor Comsa!. Veel kmo’s kloppen bij ons aan als ze nog klein zijn, wij leggen het groeipad samen met hen af”, legt Waldo uit. “Teamleader helpt ons om onze klanten beter te leren kennen. Zelfs van een meeting van een jaar geleden – toen de klant nog een prospect was – vinden we meteen het verslag met de gemaakte afspraken terug. Elke klant heeft een digitaal spoor.

“Als een klant tegen ons zegt: ‘Ik wil dezelfde affiches laten drukken als vorig jaar’, dan kunnen we met één klik zien welke affiches dat waren, hoeveel we er hebben gedrukt, op welk format. We zien ook meteen hoeveel uren werk in die affiches waren gekropen. Als we er vier uur aan gewerkt hebben en maar twee uur gebudgetteerd hadden, dan kunnen we de klant een nieuw prijsvoorstel doen. Als we omgekeerd maar één uur werk hadden, dan kunnen we net hetzelfde doen.”

Transparantie creëert vertrouwen

“Soms vraagt een klant wel eens: ‘Wat hebben jullie nu precies voor ons gedaan?’ Dankzij Teamleader kunnen we dan heel gedetailleerd tonen welke taken we allemaal uitgevoerd hebben en hoeveel tijd we in elk van die taken hebben gestoken. Die transparantie creëert vertrouwen. Onlangs hadden we een project dat in prijs was verdubbeld door de vele aanpassingen die de klant vroeg. Voor we met Teamleader werkten, hadden we in zo’n geval een serieus probleem. Want we moesten dan in mails en agenda’s duiken, en er zou heel wat discussie ontstaan zijn. Nu konden we perfect verantwoorden waarom de prijs hoger uitgevallen was. De klant was tevreden, wij werden meteen correct betaald.”

“Ook intern geeft Teamleader meer inzicht. In vergaderingen wordt wel eens opgemerkt dat we in klant X of project Y al ‘heel veel uren werk gestoken hebben’. Nu kunnen we dat onmiddellijk objectiveren. We kijken in Teamleader en we weten onmiddellijk of dat aanvoelen klopt. We weten wanneer we op de rem moeten gaan staan en met de klant moeten praten, maar we weten ook wanneer zo’n subjectief aanvoelen niet klopt.”

Tijd en geld uitsparen

Nu iedereen in het bedrijf vertrouwd is met Teamleader spaart Comsa! volgens Waldo heel wat tijd uit. “De facturatie gebeurt veel sneller. Vroeger moesten we facturen manueel overzetten naar ons boekhoudsysteem, alleen al door de exportfunctie van Teamleader besparen we daar elke maand gemakkelijk 4 tot 8 uur. Dat zijn 4 tot 8 uur per maand die onze medewerker aan andere dingen kan spenderen, die voor meer toegevoegde waarde voor Comsa! zorgen. Reken maar uit, dan heb je een jaarabonnement snel terugverdiend.”

Het eerste jaar dat we Teamleader gebruikten, hadden we meteen een omzetstijging. Door offertes en facturen beter op te volgen, lopen we geen inkomsten meer mis. Het gebeurde wel eens dat uren niet gefactureerd werden, omdat de werkfiche ergens onderaan op een stapel papieren belandde. Nu verloopt die tijdsregistratie digitaal en worden de gepresteerde uren automatisch vertaald naar facturen. Die tijdsregistratie vroeg wel wat aanpassing en wat discipline van het team. Iedereen heeft vaste gewoontes en die gooi je niet zomaar om. Maar gaandeweg ziet iedereen in hoe Teamleader geen tijd kost, maar tijd uitspaart.”

TL Portret Web68
Robin Van Cleemput

Robin heeft in de jaren dat hij bij Teamleader werkt verschillende rollen gespeeld: die van copywriter, contentmanager en brandmarketeer. Op dit moment is hij de all-round creatieveling die concepten bedenkt, campagnes co-creëert en zowel lange als korte teksten schrijft. Ook hanteert hij vaak de microfoon op Teamleader-evenementen, en gelooft hij vurig in 'Lazy-Smart' als religie. Praat met hem over content marketing, vechtsporten en goede muziek. En neem een IPA mee, want Robin is minstens voor een kwart hipster.

Meer artikelen van Robin Van Cleemput