Brandmerck: ‘In een agency maken de mensen het verschil. Teamleader zorgt ervoor dat ons talent de tijd en de energie heeft om uit te blinken.’

Header Detail 1240x533 Brandmerck

Wie? Erwin Hoekstra, commercieel directeur, en Robert Hoekstra, operationeel directeur, beiden oprichters en eigenaars
Wat? Online marketingbureau
Teamleader sinds? 2017
Grootste uitdagingen? De volledige workflow van het hele team op één online plek samenbrengen, zoveel mogelijk ondersteunende processen automatiseren.

De broers Erwin Hoekstra (commercieel directeur) en Robert Hoekstra (operationeel directeur) starten Brandmerck, hun online marketing agency, vijf jaar geleden vanuit een kans. “We merkten dat ondernemers die we kenden het moeilijk hadden met alles wat online speelt. We gaan in gesprek met mkb-bedrijven: waar staan ze vandaag en waar willen ze naartoe? Dan kijken we hoe online marketing hen kan helpen om die ambities waar te maken. Zodat ze zichtbaar én vindbaar worden voor hun doelgroep.”

“We hadden een tool nodig die soepel en supersnel was.”

Brandmerck was een early adopter. Het Nederlandse agency schakelde al vrij snel na de lancering over op Teamleader Focus. “In het begin weet iedereen alles van elkaar. Je weet welke klanten je hebt, je weet op welke projecten iedereen werkt. Maar dan komen er steeds meer nieuwe klanten bij en begint ook je team te groeien. Dan red je het niet meer als iedereen op z’n eigen eilandje werkt. Dan heb je één systeem nodig om alle projecten werkbaar en inzichtelijk te houden. Eén plek waar je alle informatie over klanten en projecten centraliseert.”

“We zijn de markt opgegaan en we hebben verschillende tools uitgetest. De snelheid van Teamleader was doorslaggevend voor ons. We hadden een tool nodig die soepel en supersnel in gebruik was. We hadden geen nood aan gekke kleurtjes, we zochten een tool die deed wat hij moest doen voor ons. Het allerbelangrijkste was dat we alles kwijt konden in één tool: alle actieve projecten, alle interacties met klanten, alle agenda’s van alle teamleden. We hebben Teamleader zelfs niet gekoppeld aan Outlook of andere agenda’s, alles zit namelijk op die ene plek, dat is Teamleader.”

“Teamleader scheelt 30 procent in efficiëntie. Op jaarbasis tikt dat lekker aan.”

Vandaag werken er een dertigtal mensen bij Brandmerck. Ze begonnen Teamleader te gebruiken toen ze nog maar met z’n viertjes waren. “We zijn blij dat we die stap zo vroeg hebben gezet, nog voor de oude werkwijze uit de hand begon te lopen en een obstakel zou worden voor onze groei. We zijn erin geslaagd om de regenbui voor te blijven.”

“Teamleader heeft ons absoluut helpen groeien. Het heeft de dingen gemakkelijker en overzichtelijker gemaakt. Wat we doen, wanneer we het doen, hoe we het doen, voor wie we het doen, met wie we het doen: alles staat in Teamleader. Dat scheelt zeker 30 procent in efficiëntie. Voor iederéén bij Brandmerck. Dat tikt lekker aan: 30 procent extra efficiëntie, dat gaat op jaarbasis om heel erg stevige bedragen.”

“De hele workflow van het hele team zit vandaag op één centrale plek.”

De hele workflow van Brandmerck zit ondertussen van A tot Z op Teamleader. “Dit jaar zijn we Teamleader Focus ook beginnen te gebruiken voor onze offertes. Dat deden we eerder nog niet. Na een contact met een potentiële klant stoppen we die als lead in de tool. Van daaruit maken we een deal aan en steken we die in de juiste fase. Na een eerste telefoontje zetten we alle info die we uit dat gesprek halen in de deal. Vervolgens maken we een offerte, sturen we die door en idealiter tekent de klant binnen twee tot vier weken de offerte. Digitaal, via Cloudsign. Is die handtekening binnen, dan krijgt de projectverantwoordelijke een melding en verhuist de klant naar onze operationele mensen.”

“We maken van de deal dan een project. We werken in kwartalen, elk kwartaal is een milestone. De projectverantwoordelijke plant voor het komende kwartaal alles in wat moet gebeuren, rechtstreeks in de agenda’s van alle medewerkers. Soms is dat er maar één, soms werken tot 8 verschillende mensen op een project. Elk contact met de klant houden we bij in Teamleader. We werken met abonnementen, dus we kunnen voor elk kwartaal ook al meteen de facturatie inplannen.”

“Hoe meer we automatiseren, hoe meer tijd en energie we kunnen spenderen aan onze klanten.”

Gevraagd naar de features die hen het meest aanspreken, volgen twee verschillende antwoorden. Robert is vooral fan van de agenda’s en de planning op Teamleader, Erwin van de forecasting op het gebied van deals en facturatie. “Vroeger was ik toch een beetje blind aan het varen. Ik was nooit het type dat ver vooruit plande. Nu vind ik het heerlijk om in één oogopslag de vooruitzichten voor de komende maanden te zien. Ik weet als commercieel verantwoordelijke perfect hoeveel nieuwe opdrachten we moeten binnenhalen om onze doelstellingen te realiseren.”

Over hun toekomstambities zijn de twee broers het volmondig eens met elkaar: ze willen van Brandmerck hét toonaangevend online marketing agency voor het mkb van Nederland maken. “In een agency als het onze zijn het de mensen die het verschil maken. Software is geen doel, het is een middel om ervoor te zorgen dat gedreven en getalenteerde mensen kunnen uitblinken. Hoe meer ondersteunende taken we kunnen automatiseren bij Brandmerck, hoe meer tijd en energie we kunnen spenderen aan onze klanten. Aan hun online verhaal, aan hun ambities, aan hun groei.”

TL Portret Web68
Robin Van Cleemput

Robin heeft in de jaren dat hij bij Teamleader werkt verschillende rollen gespeeld: die van copywriter, contentmanager en brandmarketeer. Op dit moment is hij de all-round creatieveling die concepten bedenkt, campagnes co-creëert en zowel lange als korte teksten schrijft. Ook hanteert hij vaak de microfoon op Teamleader-evenementen, en gelooft hij vurig in 'Lazy-Smart' als religie. Praat met hem over content marketing, vechtsporten en goede muziek. En neem een IPA mee, want Robin is minstens voor een kwart hipster.

Meer artikelen van Robin Van Cleemput