Header Detail 1240x533 scopecreep

Scope creep - ook wel ‘requirement creep’ of ‘feature creep’ genoemd - is een fenomeen waar elke projectmanager vroeg of laat mee te maken krijgt. Hoe behoud je desondanks het overzicht over je project, bewaak je je winstmarge én haal je je deadlines en deliverables?

Wat is scope creep?

Om die vraag te beantwoorden, leggen we eerst uit wat scope creep is: een langzame - en soms nauwelijks merkbare - uitbreiding van de scope of doelstelling van je project. Of om een voorbeeld te geven uit de praktijk: je klant heeft een bijkomend verzoek - “een kleine aanpassing maar” - waardoor je je project wat moet herschikken. Een beetje maar, want een kleine wijziging heeft weinig impact op je timing, toch?

Niet helemaal, want elk project is een evenwichtsoefening met scope, timing en budget als de drie belangrijkste steunpilaren. De kleinste uitbreiding van de deliverables zal je deadline daardoor doen opschuiven en je budget wijzigen. Gevolg: je project loopt vertraging op, je

winstmarge daalt of een combinatie van beide. In het slechtste geval heeft scope creep zelfs een negatieve impact op de relatie met je klant.

Scope creep vermijden of controleren

Als projectmanager die graag de touwtjes strak in handen houdt, wil je scope creep dus liever vermijden. Maar klantenbehoeften evolueren nu eenmaal en soms wordt je scope pas helder naarmate een project vordert. Met andere woorden: dat je scope wat zal wijzigen is een realiteit die je zelden kan vermijden. De kunst is om die veranderingen te controleren en het overzicht over je project te bewaren. Enkele tips:

1. Maak duidelijke afspraken met je klant en documenteer ze goed.

Een goede relatie met je klant begint met je offerte, goed gedocumenteerde afspraken en een duidelijke briefing. “Je offerte hoeft niet per se heel erg gedetailleerd te zijn”, zegt Charlotte Vanden Bussche van digital product studio Bothrs, “voor ons is het bijvoorbeeld vooral belangrijk dat de prioriteiten en grote lijnen vastliggen, hierna maken we high-level inschattingen waarna we het traject op een agile manier invullen.”

2. Communiceer met je klant.

Verandert je scope, dan komt het erop aan daar helder over te communiceren met je klant. “Wij werken met regelmatige check-ins en een vaste demo meeting aan het eind van de week”, legt Charlotte Vanden Bussche uit. “Daarbij overlopen we heel concreet waar we staan voor elke deliverable in de offerte. Verandert er onderweg iets aan de scope, dan schuiven we met de prioriteiten of plannen we een nieuwe track. Dat communiceren we duidelijk naar de klant. Voor elke nieuwe prioriteit valt er immers iets anders weg. Het is belangrijk dat je klant goed begrijpt wat de consequenties zijn van zo’n wijziging.”

3. Voorzie voldoende marge voor kleine wijzigingen.

Ervaren projectmanagers weten dat ze voldoende marge moeten voorzien in hun projectplanning. Hoeveel tijd een project zal kosten, weet je immers nooit precies van tevoren. “Blijkt je inschatting comfortabel genoeg, dan lukt het vaak wel om er kleine dingen bij te nemen”, volgens Charlotte Vanden Bussche. “Ook dan is het belangrijk dat je daarover duidelijk communiceert naar je klant. We maken dan bijvoorbeeld een lijst van kleinere taken die we erbij nemen als er aan het eind van het traject nog wat tijd over is.”

4. Werk ongestoord met een systeem van retainers.

Voor kleinere vragen die buiten de scope van een project vallen, werkt Bothrs met tokens die klanten vooraf aankopen. Een systeem vergelijkbaar met de retainers in Teamleader Orbit. “Hebben klanten een extra vraag of verzoek, dan kijkt onze support hoeveel tokens daar tegenover staan. Zo kunnen klanten makkelijk opvolgen wat we kunnen realiseren voor een bepaald budget.”

Work managementsoftware = controle + flexibiliteit

Een goede projectmanager gaat flexibel om met wijzigingen, maar verliest nooit de controle over zijn project. Work management software zoals Teamleader Orbit centraliseert je projectplanning en alle relevante info op één plaats, zodat je altijd het overzicht behoudt. Verandert er iets aan je project - extra taken, nieuwe doelstellingen, features of vereisten - dan toont Teamleader Orbit je meteen de impact van die wijzigingen op je budget. Je winstmarge beschermen wordt zo een stuk makkelijker. De tool omvat:

  • Projectplanner

    Een projectplanner met milestones, taken per medewerker, een overzicht van de timing, deadlines en volgorde, en het budget voor elke taak, automatische notificaties wanneer een deadline nadert, een gedeelde teamkalender, ...

  • Alle projectinformatie op één plek

    Een centrale plek voor alle projectinformatie die elke medewerker kan raadplegen. Via het Kanban-bord geef je zelfs klanten doorlopend inzicht in de voortgang van je project.

  • Rapporten en statistieken

    Rapporten en statistieken die je inzicht geven in je bedrijf en lessen helpen trekken uit vorige projecten.

  • Retainers

    Je budget opvolgen en winstmarges bewaken: wat heb je voorzien, welke middelen heb je al gebruikt? Gebruik retainers om vooraf een bedrag vast te leggen en meerwerk te verrekenen. Zowel jij als je klant hebben volledige transparantie in het verbruik en het resterende bedrag.

  • Timetracking

    Automatische timetracking, gekoppeld aan je agenda en aan je facturatie, met heldere rapporten van de factureerbare tijd per medewerker, klant, project of team.

Benieuwd wat we voor je kunnen doen?

Ontdek wat Teamleader Orbit voor jouw organisatie kan betekenen.
Leg Teamleader Orbit op de rooster en test ons uit.