Hoe kleiner je onderneming, hoe groter de impact van een gefaald project. Daarom is project planning software voor kmo's zo cruciaal. Hoewel elk project verschillend is, kan je ze met behulp van volgende principes nagenoeg allemaal vlot laten verlopen.
Als je deze principes van meet af aan in het achterhoofd houdt, zul je de slaagkansen van je projecten geheid verhogen.
Vragen die je kan stellen
Vóór en tijdens een project stel je jezelf best drie cruciale vragen:
1. Wat moet er gebeuren?
Dit zijn de voorgedefinieerde taken die je moet voltooien om de doelstellingen voor dit project te behalen. In veel gevallen zijn die onderling van elkaar afhankelijk. Je kan dus niet met de ene taak beginnen voor je de andere hebt afgewerkt.
2. Wanneer moet het worden afgewerkt, en in welke volgorde?
Bepaal je startpunten, eindpunten en de volgorde waarin de verschillende taken afgewerkt moeten worden.
3. Hoever sta je met het project?
Om deze laatste vraag te beantwoorden, moet je milestones bepalen: vooraf gedefinieerde fases van je project, gelinkt aan je vooropgesteld budget en je verwachte resultaten. Een duidelijk overzicht over je milestones vormt een gigantische hulp om je projecten efficiënt in te plannen, en op wijzigingen of onverwachte hindernissen te reageren.
De ijzeren driehoek van projectmanagement
Anders gesteld, heeft elk project drie dimensies of beperkingen die van elkaar afhankelijk zijn: tijd, kosten en scope. Samen vormen die de 'ijzeren driehoek'. Wanneer je bij projecten een beslissing neemt, moet je de invloed ervan op elk van die drie aspecten in overweging nemen.
- Tijd
De meeste projecten volgen een specifiek stramien: een start- en eindpunt, waartussen alle doelstellingen moeten voltooid worden. Om de duur van een project te verkorten, moet je het budget verhogen om zo meer resources toe te wijzen, of de scope verkleinen zodat alles op tijd kan worden afgewerkt.
- Kosten
Of het nu je eigen geld is, dat van je onderneming of dat van je klant: elk project heeft een beperkt budget. Als je de kosten van het project verlaagt, moet je de scope verkleinen of de toegewezen tijd verhogen.
- Scope
De scope van het project? Dat zijn de specifieke bedrijfsdoelstellingen waar je naartoe werkt. Deze doelstellingen zijn welomlijnd, meetbaar en haalbaar. Vaak zijn ze echter niet van A tot Z bepaald of worden ze deels verkeerd geïnterpreteerd. Als je de scope van een project uitbreidt, zullen ook de kosten en de toegewezen tijd toenemen. Voor scope wordt vaak ook 'omvang' of 'bereik' van het project gebruikt.
Een driehoek in evenwicht
In die optiek is projectmanagement de kunst om die drie beperkingen perfect in balans te houden, en zo alle stakeholders tevreden te stellen. Tegelijkertijd is het belangrijk om die partijen op de hoogte te brengen van de beperkingen van het project, en de invloed die ze op elkaar hebben. Op die manier kan je de verwachtingen managen en misverstanden of mislukkingen voorkomen.
{{cta('5a7e30fd-4b8b-4c84-8af2-ee5e39499f3b')}}
