Een project opleveren vraagt enorm veel werk en planning. Het kan soms slikken zijn als je ziet hoeveel tijd daarin kruipt. Voor de stress je te pakken krijgt: adem diep in, probeer het project in ‘haalbare’ stappen onder te verdelen en breng in kaart wat bij elke stap komt kijken.
De meeste projecten kennen 5 projectfasen: opstart, definitie, planning, uitvoering, implementatie, controle en beëindiging.
1. Opstart
Tijdens deze fase kan je team het idee voor het project evalueren: sluit het aan bij de kernwaarden van ons bedrijf? Kunnen we dit uitvoeren? Levert dit een meerwaarde op voor onze organisatie? Als het antwoord drie keer ‘ja’ luidt, kan je gerust van start gaan met het definiëren van de omvang van het project en het gewenste resultaat dat het zou moeten opleveren. Dit is ook het ideale moment om na te gaan of je project wel haalbaar is.
Het eindresultaat van deze fase is een projectplan dat goedgekeurd moet worden door alle betrokken partijen. Door dit juist aan te pakken kan je misverstanden en verkeerde verwachtingen vermijden.
Vragen die je jezelf moet stellen voor je begint:
|
{{cta('5e450db2-2178-430c-a17b-38b03ebf870d')}}
2. Projectplanning
Tijdens deze cruciale fase teken je het stappenplan uit voor de rest van het project. Dit houdt onder meer in dat je:
- Doelen bepaalt
- Kosten inschat
- De omvang en belangrijkste resultaten van het project vastlegt
Het projectplan bevat onder andere informatie over hoe de middelen besteed zullen worden, hoe je aan de kwaliteitseisen zal voldoen, hoe je met risico’s en onverwachte omstandigheden zal omgaan en hoe je met je team en externe stakeholders zal communiceren. Idealiter bevat je plan een duidelijke tijdslijn van wat er moet gebeuren en wanneer. Dat kan bijvoorbeeld door milestones vast te leggen: zo prik je een duidelijke deadline voor je meest belangrijke doelstellingen.
3. Projectuitvoering
In veel gevallen is dit het moment dat het project zichtbaar wordt voor de buitenwereld. Het project gaat meestal officieel van start tijdens een kick-off-meeting met het team, waarbij iedereen informatie krijgt over taken en projectdetails. Deze fase draait om kwalitatieve resultaten. Als een projectmanager is het jouw taak om de juiste middelen vrij te maken en je teamleden te helpen focussen.
Je hebt het waarschijnlijk al geraden: het succes van de uitvoering van je project hangt sterk af van de grondigheid van je projectplanning vanaf.
4. Project opvolgen en controleren
Deze fase vormt meestal een overlapping met de uitvoerende fase. Tijdens het project hou je de status van je doelen grondig in de gaten en plan je voldoende meetings in om ervoor te zorgen dat je team op de goede weg blijft.
Wil je het aantal statusmeetings zo veel mogelijk beperken? Cloud-based project management software helpt teamleden om online en in real time updates te geven.
5. Project beëindigen
Een project wordt beëindigd wanneer de doelstellingen zijn afgewerkt, formeel zijn afgeleverd (aan de klant) en alle stakeholders zijn geïnformeerd. Maar voor dat gebeurt is het een goed idee om samen met je team het project te evalueren: wat ging goed, wat had beter gekund? Dit zal je helpen om gelijkaardige problemen in de toekomst op te lossen, aan sterkere processen te bouwen en meer efficiënte teams op te stellen.
{{cta('679a1520-6cd0-4971-88d7-517785f0cdf7')}}
