20180129 Q2 Blog4 PM5 Phases Header

Een project opleveren vraagt enorm veel werk en planning. Het kan soms slikken zijn als je ziet hoeveel tijd daarin kruipt. Voor de stress je te pakken krijgt: adem diep in, probeer het project in ‘haalbare’ stappen onder te verdelen en breng in kaart wat bij elke stap komt kijken.

De meeste projecten kennen 5 projectfasen: opstart, definitie, planning, uitvoering, implementatie, controle en beëindiging.

1. Opstart

projectmanagement projectfasen opstart

Tijdens deze fase kan je team het idee voor het project evalueren: sluit het aan bij de kernwaarden van ons bedrijf? Kunnen we dit uitvoeren? Levert dit een meerwaarde op voor onze organisatie? Als het antwoord drie keer ‘ja’ luidt, kan je gerust van start gaan met het definiëren van de omvang van het project en het gewenste resultaat dat het zou moeten opleveren. Dit is ook het ideale moment om na te gaan of je project wel haalbaar is.

Het eindresultaat van deze fase is een projectplan dat goedgekeurd moet worden door alle betrokken partijen. Door dit juist aan te pakken kan je misverstanden en verkeerde verwachtingen vermijden.

Vragen die je jezelf moet stellen voor je begint:

  • Wat is de waarde dat dit project zal opleveren voor het bedrijf?
  • Wat zijn de gewenste resultaten?
  • Is het haalbaar?
  • Wie zal er aan het project werken?

{{cta('5e450db2-2178-430c-a17b-38b03ebf870d')}}

2. Projectplanning

projectmanagement projectfasen planning

Tijdens deze cruciale fase teken je het stappenplan uit voor de rest van het project. Dit houdt onder meer in dat je:

  • Doelen bepaalt
  • Kosten inschat
  • De omvang en belangrijkste resultaten van het project vastlegt

Het projectplan bevat onder andere informatie over hoe de middelen besteed zullen worden, hoe je aan de kwaliteitseisen zal voldoen, hoe je met risico’s en onverwachte omstandigheden zal omgaan en hoe je met je team en externe stakeholders zal communiceren. Idealiter bevat je plan een duidelijke tijdslijn van wat er moet gebeuren en wanneer. Dat kan bijvoorbeeld door milestones vast te leggen: zo prik je een duidelijke deadline voor je meest belangrijke doelstellingen.

3. Projectuitvoering

In veel gevallen is dit het moment dat het project zichtbaar wordt voor de buitenwereld. Het project gaat meestal officieel van start tijdens een kick-off-meeting met het team, waarbij iedereen informatie krijgt over taken en projectdetails. Deze fase draait om kwalitatieve resultaten. Als een projectmanager is het jouw taak om de juiste middelen vrij te maken en je teamleden te helpen focussen.

Je hebt het waarschijnlijk al geraden: het succes van de uitvoering van je project hangt sterk af van de grondigheid van je projectplanning vanaf.

4. Project opvolgen en controleren

Deze fase vormt meestal een overlapping met de uitvoerende fase. Tijdens het project hou je de status van je doelen grondig in de gaten en plan je voldoende meetings in om ervoor te zorgen dat je team op de goede weg blijft.

Wil je het aantal statusmeetings zo veel mogelijk beperken? Cloud-based project management software helpt teamleden om online en in real time updates te geven.

5. Project beëindigen

Een project wordt beëindigd wanneer de doelstellingen zijn afgewerkt, formeel zijn afgeleverd (aan de klant) en alle stakeholders zijn geïnformeerd. Maar voor dat gebeurt is het een goed idee om samen met je team het project te evalueren: wat ging goed, wat had beter gekund? Dit zal je helpen om gelijkaardige problemen in de toekomst op te lossen, aan sterkere processen te bouwen en meer efficiënte teams op te stellen.

De hoeveelheid planning en werk die nodig is om een project te managen kan best overweldigend zijn. In plaats van jezelf van het eerste het beste kantoorgebouw te gooien, is de beste benadering het hele project op te delen in behapbare en te managen stukjes en de benodigde inspanningen te structureren in heldere stappen.

De meeste projecten kennen vijf fases: introductie, planning, uitvoering, monitoring & controle en afsluiting. Iedere fase bestaat uit specifieke taken welke je helpen om jouw projectdoelen te behalen.

1. Introductie

In deze fase evalueert jouw team het projectidee: Past het bij de core business van jullie bedrijf? Zijn jullie in staat dit te doen? Zal het de organisatie vooruit helpen? Als het antwoord drie keer ‘ja’ is, kun je starten met het definiëren van de scope van het project of de gewenste uitkomsten van het project en de potentiële partners identificeren. Als het project een haalbaarheidsonderzoek vereist, is dit hét moment om dat uit te voeren.

Het eindresultaat van deze fase is een projectplan, welke goedgekeurd moet worden door alle betrokken partijen.


Beheers jij projectmanagement al tot in de puntjes? Download je gratis ebook: de complete gids voor succesvolle projecten!

  • Ebook PM LP Header Image On Top
    • E-book

    De basics van projectmanagement

    Resources plannen, deadlines halen en je projecten op tijd én binnen het budget opleveren. Projectmanagement is absoluut géén piece of cake. Dit e-book leert je alle kneepjes van het vak. Zo lever je nog betere projecten op.

2. Planning

20180129 Q2 Blog4 PM5 Phases Inline 1 preview

2. Planning

In deze cruciale fase wordt de roadmap van de rest van het project in kaart gebracht. Deze bestaat in elk geval uit:

  • vaststellen van concrete doelen;
  • kostenbegroting;
  • definiëren van de scope en eindproducten.

Het projectplan bevat informatie over de inkoop van middelen en er staat onder andere in beschreven hoeprojectmanagement stappen planning de output geproduceerd moet worden, hoe er met risico’s en onvoorziene omstandigheden moet worden omgegaan en hoe er gecommuniceerd wordt binnen het team en met externe stakeholders. Idealiter bevat het ook een heldere tijdlijn van wat er wanneer moet gebeuren. Een manier om dit te doen is het creëren van milestones: doelen met heldere einddata.

Til trouwens niet te zwaar aan je planning. Dingen zullen nooit exact volgens verwachting gaan: iemand in je team kan ziek worden of bepaalde taken blijken veel uitdagender dan verwacht. Als projectmanager is het jouw taak om de timing, scope en het budget in de gaten te houden en in te grijpen wanneer dat nodig is om ervoor te zorgen dat doelen behaald worden.

3. Uitvoering

In de meeste gevallen is dit het moment waarop het project zichtbaar wordt voor de rest van de wereld. Het start meestal met een team kick-off meeting waar iedereen op de hoogte wordt gebracht van zijn taken en andere relevante projectdetails. Deze fase gaat over het creëren van kwalitatieve output. Aan jou - de projectmanager - de taak om de juiste middelen toe te wijzen en de teamleden gefocust te houden op hun taken. Dit betekent ook dat het succes van de uitvoering op jouw schouders rust, wees dus zo precies mogelijk in de projectplanning fase.

4. Monitoring & controle

20180129 Q2 Blog4 PM5 Phases Inline 2 preview

4. Monitoring & controle

Deze fase overlapt vaak met de uitvoering. Tijdens het project houd je een scherpe blik op de status van de eindproducten en plan je regelmatig meetings met het team om er zeker van te zijn dat het project op de rails blijft. Dit is ook de fase waarin je waakzaam moet zijn om binnen de scope van het project te blijven.

Wil je het aantal status-meetings tot een absoluut minimum beperken? Cloud-based projectmanagement software stelt teamleden in staat om de status van taken in real-time te updaten.

5. Fermeture

Een project wordt beëindigd wanneer de doelstellingen zijn afgewerkt, formeel zijn afgeleverd (aan de klant) en alle stakeholders zijn geïnformeerd. Maar voor dat gebeurt is het een goed idee om samen met je team het project te evalueren: wat ging goed, wat had beter gekund? Dit zal je helpen om gelijkaardige problemen in de toekomst op te lossen, aan sterkere processen te bouwen en meer efficiënte teams op te stellen.

Meer weten over projectmanagement?

  • Ebook PM LP Header Image On Top
    • E-book

    De basics van projectmanagement

    Resources plannen, deadlines halen en je projecten op tijd én binnen het budget opleveren. Projectmanagement is absoluut géén piece of cake. Dit e-book leert je alle kneepjes van het vak. Zo lever je nog betere projecten op.