Offertes & wetgeving: 6 zaken die je moét weten

Offertes vlot opvolgen, meteen omzetten in facturen en automatisch herinneringen uitsturen voor je onbetaalde facturen? Het zijn slechts een aantal van de vele mogelijkheden die Teamleader je biedt. Ontdek meer of probeer het meteen twee weken vrijblijvend uit.

Hier hebben we geen eenduidig antwoord op. Of een offerte bindend is, hangt af van de soort offerte die je uitbrengt. Je offerte wordt, in het oog van de wet, ook wel een aanbod genoemd. Dus, wat voor een aanbod wordt er gedaan? Er zijn daarbij twee soorten: 

Een aanbod waarbij niet gesproken wordt over een ‘vrijblijvend aanbod’ of ‘vrijblijvende offerte’ wordt een gewoon aanbod genoemd. Doe je een gewoon aanbod, dan ben je juridisch gebonden aan het voorstel in je offerte. Hierbij maakt het niet uit of je een geldigheidstermijn hebt opgenomen in je offerte. Gaat de koper (binnen de eventuele geldigheidstermijn) akkoord met je offerte? Dan is je aanbod aanvaard en is er een overeenkomst bereikt. Je bent daarbij gebonden aan het voorstel in je offerte. 

Je hebt er vast wel eens van gehoord: een vrijblijvende offerte (of aanbod). Hierbij wordt in de offerte (of in de algemene voorwaarden van de offerte) uitdrukkelijk genoemd dat deze niet bindend en vrijblijvend is. Veel mensen nemen onterecht aan dat deze vrijblijvendheid betrekking heeft op de koper. Maar dat zit anders. Een vrijblijvende offerte betekent dat je als verkoper het aanbod nog kan aanpassen of herroepen zolang het nog niet aanvaard is. Is het aanbod aanvaard? Dan kan je alleen nog je offerte aanpassen of herroepen als je dat direct na aanvaarding doet.

Dus samengevat: een overeenkomst is bindend. De overeenkomst ontstaat doordat een aanbod, bijvoorbeeld een offerte, wordt aanvaard. Wil je het bindend karakter van de offerte omzeilen? Dan kan je in de algemene voorwaarden uitdrukkelijk opnemen dat de offerte niet bindend en vrijblijvend is. 

Dat ligt eraan: heb je een geldigheidstermijn genoemd? Met een gewoon aanbod ben je gebonden aan je offerte. Je doet er dan ook goed aan om een geldigheidstermijn te vermelden. Zo kan je bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden opnemen dat een offerte maar 30 dagen geldig is. Door het te beperken in tijd vermijd je dat een klant je offerte aanvaardt, terwijl je tarieven intussen veranderd zijn. Is de geldigheidstermijn verlopen? Dan is het aanbod niet meer geldig en kan je een nieuw aanbod doen. 

Heb je gekozen voor een vrijblijvende offerte? Dan is er geen geldigheidstermijn. Wel kan je dan altijd de offerte terugtrekken of wijzigen voor, of direct na, aanvaarding.Dit kan je het beste zwart-op-wit doen, bijvoorbeeld met een e-mail. Zo voorkom je dat het (bij onenigheid) straks jouw woord tegen dat van de klant is. 
Het is dus belangrijk om je bewust te zijn van het soort aanbod dat je doet tijdens het opstellen van je offerte. Zo voorkom je dat je voor verrassingen komt te staan.

Het is niet verplicht om je algemene voorwaarden op te nemen in je offerte. Toch is dit wel sterk aangeraden. Je voorkomt een hoop gedoe en onduidelijkheid bij onverwachte situaties of problemen. Dan heb je altijd iets om op terug te vallen. Vermeld daarom niet alleen je algemene voorwaarden op je factuur, maar ook op je offerte.Hierbij benoem je in ieder geval:

• Of het om een vrijblijvende offerte gaat
• Wanneer de offerte als aanvaard wordt beschouwd
• Hoe lang de offerte geldig is
• Wanneer en hoe een klant een bestelling kan annuleren

Vind je het opstellen van algemene voorwaarden lastig? Geen punt. Wij leggen je in onze blog uit hoe je het beste de algemene voorwaarden opstelt en waar je op moet letten.

Om je klant vlot de algemene voorwaarden te laten accepteren, informeer je hen best vóór het goedkeuren van een offerte. Je kan dit doen door je voorwaarden als bijlage toe te voegen aan je offerte. Daarbij is het handig om één van de volgende zinnen op te nemen in de offerte:

• “Op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing”
• “[naam klant] verklaart bekend en akkoord te zijn met de algemene voorwaarden van [naam bedrijf] en een exemplaar hiervan bij de offerte te hebben ontvangen”

Wil je er zeker van zijn dat je alle details hebt toegevoegd aan je offerte? Gebruik dan één van onze offerte templates!

Nee, dat hoeft niet. We vermeldden het daarnet al: een overeenkomst komt tot stand doordat een klant je aanbod of offerte aanvaardt. Dat kan op twee manieren: stilzwijgend of uitdrukkelijk.

• Bij een uitdrukkelijke aanvaarding wordt er expliciet gehandeld. Bijvoorbeeld: je klant ondertekent de offerte voor akkoord. Een digitale goedkeuring kan ook als uitdrukkelijke aanvaarding gezien worden. Dat mag alleen als er geen wettelijke eisen zijn voor de goedkeuring (denk bijvoorbeeld bij aan de koop van een huis).
• Een aanvaarding is stilzwijgend als er geen uitdrukkelijke bevestiging of goedkeuring is van de klant, maar alle omstandigheden erop wijzen dat de klant akkoord gaat met je offerte. Bijvoorbeeld als de klant een afspraak maakt voor uitvoering van de dienst of levering van de goederen. Een offerte kan dus ook aanvaard worden zonder ondertekening. Maar als er onenigheid ontstaat is het moeilijk om deze aanvaarding te bewijzen. Je kan er daarom altijd voor kiezen om een stilzwijgende (of mondelinge) aanvaarding schriftelijk te bevestigen, bijvoorbeeld per e-mail. Ook kan je alsnog vragen om een uitdrukkelijke aanvaarding, zoals een handtekening. 

Met een online tool als Teamleader Focus is het uitdrukkelijk aanvaarden van een offerte erg makkelijk. De klant kan jouw aanbod digitaal ondertekenen. Daarvan krijg je dan direct een melding. Zo kost het jouw klant nauwelijks tijd en heb jij bewijs van aanvaarding.

Test het nu zelf! Toch niets voor jou? Geen probleem, je zit nergens aan vast.

Nee, een offerte maken is niet verplicht. Wel is het in bepaalde sectoren (denk bijvoorbeeld aan de bouw) gangbaar om een offerte uit te brengen. Daarbij kan het ook fijn zijn om een document te hebben, waarop alle prijsopgaven en afspraken duidelijk op papier staan. Dit zorgt voor duidelijkheid voor alle partijen en voorkomt misverstanden.

Het is daarentegen in de meeste situaties wél verplicht om een factuur uit te schrijven. Wat er precies op je factuur moet staan verschilt per situatie. Lees hier meer over de wettelijke eisen voor een factuur. 

Het kan voorkomen dat je tijdens de klus of levering merkt dat de uiteindelijke kosten toch niet overeenkomen met wat je in de offerte hebt aangegeven. Mocht de uiteindelijke factuur lager uitvallen, dan zal dit niet zoveel problemen opleveren. Maar wat als je factuur hoger uitvalt?
Hoeveel je factuur mag afwijken van een aanbod is afhankelijk van het soort afspraken dat je hebt gemaakt. Heb je een offerte uitgebracht (vaste prijs) of een prijsschatting gemaakt (richtprijs)?
In de ogen van de wet geeft een offerte altijd een vaste prijs. Een richtprijs kan enkel gegeven worden met een prijsschatting. Dit moet dan ook duidelijk aangegeven zijn in je aanbod, bijvoorbeeld door dit in de titel van het document op te nemen.