09/11/2016 | Leestijd 8 minuten

10 tips om het beste te halen uit al je business events

Howtoprepareforanevent NL

Elk bedrijf heeft een lijst met business events op de agenda staan, maar hoe haal je het beste uit elke beurs en ieder event voor een optimaal rendement?

Vakbeurzen, congressen, netwerkmeetings, al deze business events maken deel uit van het reilen en zeilen van elk bedrijf. Helaas hangt aan elk van deze events vaak een stevig prijskaartje vast en dien je er personeel en tijd voor vrij te maken. Hieronder vind je 10 tips om steeds het onderste uit de kan te halen en ervoor te zorgen dat je bedrijf een zo hoog mogelijke return on investment binnenhaalt:

1. Kies je events in functie van je doelstellingen

Voor je de events uitkiest waar je aan deelneemt, ga je best even terug naar je doelstellingen voor het lopende jaar. Je kiest waarschijnlijk niet hetzelfde event om meer leads en klanten binnen te halen dan om extra media-aandacht te verdienen of je netwerk uit te breiden. Ga niet op een grote beurs staan gewoon omdat die gekend is: soms zijn kleine events net zo efficiënt. Wil je het juiste publiek aantrekken, dan check je ook best even welke andere bedrijven er deelnemen en wie precies de sprekers zijn die in de kijker worden gezet.

2. Check de omvang van het event en de mediabegeleiding

Nu je een lijst hebt met events die je vooruithelpen, kan je je keuze nog verfijnen door alle details onder de loep te nemen. Hoeveel deelnemers en exposanten worden er verwacht? Welke mediapartners gebruiken ze? Is er een persmap? Word je vermeld in de nieuwsbrief? Naar hoeveel mensen wordt die verzonden? Wordt je logo op de webpagina gezet met een link naar de website van je bedrijf?

3. Zeg niet meteen ja, onderhandel!

"Als jouw bedrijf een origineel concept of een vernieuwende aanpak heeft - of gewoon erg goed is in wat het doet - aanvaard dan niet meteen de vooropgestelde prijs."

Bedrijven die business events organiseren, verkopen in feite publiek en zichtbaarheid. Hoe groter het publiek, hoe beter de zaken. Daarom hebben ze ook dikwijls een zwak voor bedrijven die iets compleet nieuws aanbieden. Bepaalde organisatoren worden zelfs uitermate soepel als ze een vernieuwende aanpak of een originele start-up naar voor kunnen schuiven. Hier, bij Teamleader, is het ons zelfs al eens gelukt om de prijs van een event met de helft naar beneden te halen (we zijn nog steeds aan het glunderen!).

Als jouw bedrijf een origineel concept of een vernieuwende aanpak heeft - of gewoon erg goed is in wat het doet - aanvaard dan niet meteen de vooropgestelde prijs. Voor je je handtekening neerzet, probeer je best eerst een van de volgende zaken binnen te halen:

  • Een vermelding in de pers die het event verslaat,
  • Een stand van minstens 5m²,
  • Een goede standplaats (absoluut noodzakelijk),
  • Een vermelding op de website van het event,
  • Je logo op de website van het event met een link naar je eigen website,
  • Een paragraaf over je bedrijf in de nieuwsbrief,
  • Een monitorscherm,
  • Gratis technische ondersteuning tijdens het event.

4. Vraag een plaats als spreker

Voor nog meer zichtbaarheid, neem je best contact op met de organisator of het agentschap dat zich met de sprekers bezighoudt. Een plaats als spreker laat je toe je projecten en ideeën aan een groot publiek voor te stellen. Indien de organisatie weigert, kan je nog steeds voorstellen om een workshop te verzorgen. Bedenk alvast een onderwerp dat bij het event past en direct verband houdt met je product. Zorg ervoor dat het onderwerp nuttig en duidelijk is en een zekere amusementsfactor heeft. Je past best ook je pitch aan het publiek aan (klanten, investeerders, journalisten…) en gaat liefst meteen voor de wow-factor om iedereen geboeid en wakker te houden (vooral de laatste dag!).

5. Bereid alles tijdig voor

Boek je hotel en reis zo snel mogelijk voor lagere prijzen. Tijdens het event heb je ook flyers, brochures, visitekaartjes en merchandising items, zoals pennen en notaboekjes, nodig om uit te delen. Voor je stand zijn banners, rolschermen en displays onvermijdelijk. Al dat materiaal moet natuurlijk ontworpen, besteld, gedrukt en geleverd worden. Begin er dus vroeg genoeg aan zodat alles op tijd klaar is: last-minute bestellingen kosten doorgaans meer.

Ook altijd handig:

  • Een scherm met een presentatie die blijft draaien, houdt voorbijgangers en wachtende klanten even bezig,
  • Een productdemo,
  • Statistieken die de efficiëntie van je aanpak bewijzen,
  • Een speciaal aanbod ter gelegenheid van het event, met een landing page op je website,
  • Nuttig gereedschap om de stand op te zetten: verlengsnoeren, tape, scharen enz.

6. Laat iedereen weten dat je erbij bent, voor en tijdens het event

Informeer alle klanten en contacten lang voor de beurs, zodat je op voorhand al bezoekers aantrekt. Je kan:

  • een nieuwsbrief verzenden om je aanwezigheid te promoten of je sociale netwerksites gebruiken om klanten te overtuigen langs te komen;
  • je team vragen om de gegevens van hun LinkedIn-accounts te checken. Hun profielfoto’s weerspiegelen ook best hoe ze er in het echte leven uitzien. Zo kunnen bezoekers hen niet alleen makkelijker vinden en herkennen tijdens de beurs maar het kan ook een extra geheugensteuntje opleveren erna. Denk eraan dat er altijd bezoekers zijn die graag hun netwerk uitbreiden via LinkedIn. Vermijd dan ook hen de moed in de schoenen te doen zinken met een profielfoto van je meest schrikwekkende Halloweenkostuum.

Neem tijdens de beurs foto’s van je stand (die overspoeld wordt door bezoekers), van je speaker (voor een groot publiek), van je team (in actie tijdens de workshop) en van alle andere hoogtepunten tijdens het event. Is je team soms een beetje te enthousiast? Vermijd dan best de foto’s van de after-party. Check dat alles er vlot en aantrekkelijk uitziet voor je op LinkedIn, Twitter of Facebook post. Deze korte berichtjes geven een kijk in je bedrijfscultuur en overtuigen misschien enkele extra bezoekers om toch even langs te komen.

7. Kies je team zorgvuldig en stoom hen op voorhand al klaar

"Meng alle talenten mooi dooreen zodat alle knowhow binnen je bedrijf vertegenwoordigd is. Kan je maar 2 mensen sturen? Zorg er dan voor dat minstens één van hen ook heel technische vragen kan beantwoorden."

Als het kan, zend dan niet gewoon je beste verkopers ter plaatse. Business events bieden een mooie gelegenheid voor teambuilding, met verschillende werknemers die eenzelfde project opbouwen. Meng alle talenten mooi dooreen zodat alle knowhow binnen je bedrijf vertegenwoordigd is. Kan je maar 2 mensen sturen? Zorg er dan voor dat minstens één van hen ook heel technische vragen kan beantwoorden.

Iedereen in je team moet natuurlijk een geslaagde demo kunnen geven en de meest gestelde vragen vlot kunnen beantwoorden. Om iedereen op dezelfde golflengte te krijgen, kan een draaiboek best handig zijn (bovendien kan het nadien ook voor andere events worden gebruikt).

Denk eraan dat sommige organisatoren een eigen gevoel voor humor hebben, met een zwak voor onverwachte omstandigheden. Er zal altijd wel een detail zijn waar niemand aan gedacht heeft en dat alles op de helling zet. Hou de stresslevels van je team zo laag mogelijk door er alvast voor te zorgen dat ze weten hoe ze naar de beurs en je stand raken, en waar en wanneer ze worden verwacht.

8. Maak een paar afspraken op voorhand

Om steeds bezoekers op je stand te hebben, plan je best wat afspraken met klanten en contacten op voorhand. Wees echter niet verrast als niet iedereen komt opdagen: een beursbezoek wordt dikwijls op het laatste moment afgezegd, klanten laten zich onderweg makkelijk afleiden door allerlei verlokkingen of duiken soms gewoon de volgende dag op.

9. Combineer je verblijf met andere afspraken

Terwijl je nu toch ter plaatse bent, kun je net zo goed je verblijf gebruiken om andere klanten en contacten in de regio te bezoeken. Probeer ook met hen een vergadering op te zetten voor of na het event. Zo bespaar je jezelf een extra trip en krijg je ook nog wat verse lucht binnen terwijl je die nieuwe klant bezoekt.

10. Vraag ALTIJD de gegevens van AL je contacten

Last but not least, vraag ALTIJD de gegevens van IEDEREEN die je pad kruist. Contactgegevens en leads zijn tenslotte de graal van alle business events. Denk eraan :

  • een visitekaartje te vragen of de gegevens op te schrijven van iedereen die je tegenkomt, zelfs tijdens after-parties,
  • de event app te downloaden om makkelijker te netwerken,
  • alle contacten zo snel mogelijk in te brengen: na het event weet je vast niet meer wie nu wie was en wat er precies gezegd of gevraagd werd,
  • maximum 3 dagen nadien alles op te volgen: maak je bericht zo persoonlijk mogelijk met een paar details over je gesprek.

Natuurlijk weten we best dat contacten opvolgen vaak te veel tijd vergt na een beurs. Gelukkig helpt CRM-software je snel uit de nood: het zorgt ervoor dat al je contactgegevens vlot overgeheveld worden naar een uiterst makkelijk systeem dat ook het opvolgen snel en eenvoudig maakt.

Meer informatie vind je in ons e-book maar je kan natuurlijk ook gewoon contact met ons opnemen.