Zonder factuur geen omzet, en zonder omzet geen salaris voor jou. Gelukkig is facturen maken een koud kunstje. Tenminste, als je eenmaal weet hoe het moet - én hoe het niet moet. Een foutje op je factuur kan je namelijk geld kosten. Maar geen zorgen: wij leggen uit hoe jij correcte facturen verstuurt. Tips, tricks, verschillende voorbeelden - doe er je voordeel mee!
Een goede factuur begint bij structuur. Die houden we er even in: we delen deze blog op in vijf essentiële vragen & antwoorden.
- Waarom zijn facturen cruciaal?
- Welke soorten facturen bestaan er?
- Hoe maak je een factuur?
- Wanneer stel je een factuur op & wanneer verstuur je ze?
- Hoe werkt digitaal factureren?
Waarom zijn facturen cruciaal?
Facturen zijn cruciaal om drie redenen:
- Uurtje? Factuurtje!
Facturen betekenen dat jij betaald krijgt voor het aantal uren dat je gewerkt hebt, of de producten die je hebt verkocht. Ze zijn het bewijs van geleverde producten of diensten. Daarom is het ook zo belangrijk dat je factuur aan de regels voldoet - doet-ie dat niet, dan is de factuur niet geldig en kan jij fluiten naar je geld. We komen zo nogeens terug op deze regels. - Foute factuur? Fiscus aan de deur
Als je factuur niet klopt, kan je een boete krijgen van de fiscus. Let trouwens ook op de facturen die jij zelf eventueel krijgt van leveranciers. Staat daar bijvoorbeeld een onjuist btw-bedrag op, dan mag jij die btw niet fiscaal aftrekken. - Facturen geven inzicht
Je facturen laten je in één oogopslag zien wat je inkomsten en uitgaven zijn. Inzicht in je eigen bedrijf, dus.
Welke soorten facturen bestaan er?
Grosso modo bestaan er acht soorten facturen.
- De standaardfactuur met, inderdaad, standaardinformatie. Je gebruikt deze factuur ook standaard.
- De commerciële factuur is er voor het verzenden van goederen van het ene naar het andere land.
- De periodieke factuur is gebruikelijk bij grote projecten, bijvoorbeeld in de bouw. Je verstuurt ze telkens nadat er een deel van de opdracht is afgewerkt. Zo genereer je ook tijdens het project inkomsten.
- De timesheet of tijdregistratie.Als je een x aantal uur voor een bedrijf werkt voor een vaste prijs, dan houd je die uren meestal bij op zo’n timesheet. Deze factuurvorm wordt vooral door consultants en agency’s gebruikt.
- Een terugkerende factuur is handig voor klanten voor wie je bijvoorbeeld elke maand hetzelfde aantal uren werk verzet. Die factuur kun je dus praktisch hergebruiken.
- Met een pro-formafactuur geef je de geschatte prijs van bepaalde goederen of diensten door. Die is vaak identiek aan je offerte.
- Dan is er nog de factuur op basis van waarde, waarbij het bedrag afhangt van de hoeveelheid werk die je hebt geleverd. Vooral handig als je de waarde van een dienst of product op voorhand kan bepalen.
- Tot slot is er de factuur met een vaste prijs, het meest geschikt voor projecten met duidelijk omschreven verwachtingen. Vooral freelancers maken hier gebruik van.
Lees ook Overzicht: dit zijn alle soorten facturen
Hoe maak je een factuur?
Een factuur bestaat doorgaans uit drie onderdelen: de factuurkop, de factuurregels en de factuurvoet. Voor alle drie de delen zijn er regels. Komen ze:
In de factuurkop vermeld je enerzijds jouw gegevens:
- duidelijk het woord ‘factuur’
- de datum van opmaak en volgnummer
- je bedrijfsnaam en bedrijfsvorm (bv, nv, cv of anders)
- je volledige adres
- je bankrekeningnummer
- je btw- of ondernemingsnummer
- de leveringsdatum van de goederen of diensten
Daarnaast neem je ook informatie van je klant op in de factuurkop:
- de officiële bedrijfsnaam
- het volledige adres
- het btw-nummer
In de factuurregels beschrijf je de goederen en diensten en de hoeveelheid ervan. Dat kan op twee manieren:
- de verschillende onderdelen en de bijhorende eenheidsprijs
- je uurtarief en de tijd die je spendeerde aan elk deel van het project
In de factuurvoet vermeld je:
- het nettobedrag (bedrag zonder btw)
- het btw-percentage en -bedrag
- het totaalbedrag
- de betalingstermijn
- de betaalmogelijkheden
Je kan er tot slot voor kiezen om algemene voorwaarden op te nemen op je factuur. Dat is niet verplicht, maar kan wel slim zijn. Let op: is je factuur bestemd voor een particulier, dan moet je diezelfde voorwaarden ook vermelden op je offerte. Voor bedrijven volstaat het om te verwijzen naar hun website.
In de blog Zo maak je een factuur lees je tot in detail hoe je een factuur maakt.
Wanneer stel je een factuur op & wanneer verstuur je ze?
Is je project afgerond? Stuur je factuur dan zo snel mogelijk op, maar in ieder geval vóór de uiterste datum: de 15de dag van de volgende maand na de levering. Leverde je bijvoorbeeld op 23 april goederen aan een van je klanten, dan heb je tot 15 mei om je factuur op te stellen en te versturen. Verstuur je je factuur later, dan kan je een boete krijgen.
Ook goed om te weten: wanneer moet de factuur betaald zijn? Als je klant zelfstandige of ondernemer is, heeft hij 30 dagen de tijd om de factuur te betalen, te rekenen vanaf de ontvangstdatum. Hier mag je van afwijken, maar zet dit dan wel op papier.
Voor particulieren bestaat geen vaste deadline, al geldt er wel een ‘redelijke termijn’. In de praktijk komt dat neer op één tot twee weken. Om discussies te vermijden, kan je zelf een betalingstermijn opnemen in de algemene voorwaarden van je factuur.
Hoe werkt digitaal factureren?
Je kan je factuur prima per post versturen, maar dit kost wel meer tijd en geld. Plus: je weet nooit zeker of de factuur aankomt. Digitaal factureren - al helemaal met een online tool - heeft daarom voor veel ondernemers de voorkeur.
Wat digitaal factureren je oplevert?
- Tijd. Met software stel je in enkele klikken een factuur op in je eigen huisstijl. Ook het inboeken, verzenden en verwerken ervan verloopt digitaal en dus sneller dan analoog.
- Geld. De kostprijs van de software blijft doorgaans gelijk, ongeacht hoeveel facturen je verstuurt. Enveloppen, papier, inktpatronen, postzegels, gele briefkaarten - je hebt niet ze niet langer meer nodig.
- Gemoedsrust. Je bent zeker dat je factuur bij de juiste persoon terechtkomt. Bovendien kan hij of zij je factuur op elk moment bekijken: op zijn smartphone, tablet of computer, op kantoor, op vakantie, noem maar op.
Let op: digitale facturen en e-facturen zijn niet hetzelfde. Het verschil? Een digitale factuur maak en verstuur je via software en is een PDF-, Word- of Excel-bestand. Een e-factuur is een XML-factuur die voldoet aan een bepaalde Europese norm. Leveranciers van de Vlaamse en federale overheid zijn doorgaans verplicht om e-facturen op te stellen.
Wil je hier meer over weten? Dan is de blog Digitaal of automatisch factureren: hoe werkt dat? een dikke aanrader.
Alles netjes volgens de regels gefixt? Mooi! Dan is het wachten op de betaling. Als die wel erg lang op zich laat wachten, verstuur dan een herinnering. Of lees meer tips over hoe je verlopen facturen succesvol opvolgt.
Ook simpel & snel digitaal factureren? Ontdek Teamleader, dé tool die je het leven makkelijker maakt
Teamleader is eenvoudige work management software om te verkopen, factureren en werk te organiseren - allemaal in één handige tool. In slechts enkele klikken maak, verzend en beheer je facturen. Offertes zet je in mum van tijd om in een factuur, elk document krijgt jouw huisstijl en klanten laat je moeiteloos online betalen.
Probeer ons twee weken uit. Zonder gedoe. Zonder te betalen.
