Feit: Vakmannen die op papier factureren verliezen tijd die ze beter op de werf op bij de klant kunnen besteden.
Digitaal factureren biedt enkel voordelen, en het is ongelooflijk eenvoudig. Als je facturatie en je boekhouding efficiënt geregeld zijn, dan wint iedereen. Maar wat heet “efficiënt”?
Een goed geregeld facturatieproces herken je aan deze factoren:
1. Jij als zaakvoerder wordt doorgaans tijdig en correct betaald. Zonder dat je eerst uren kwijt bent aan het maken en verzenden van facturen. Zonder dat je achteraf veel tijd moet stoppen in het opvolgen en controleren van de betaling.
2. De klant krijgt altijd een duidelijke factuur, die helder het werk vermeldt dat betaald moet worden, bij voorkeur met een aantal handige betaalopties die de financiële transactie moeiteloos doen verlopen. Geeft de klant nog feedback, dan is een aanpassing van de factuur snel gebeurd.
3. Doe je niet zelf je boekhouding? Ook de boekhouder zal altijd voor elektronisch factureren kiezen. Wat hij of zij vooral zal appreciëren, is dat jij je facturen overzichtelijk en regelmatig doorstuurt. Zo wordt het boekhoudwerk gespreid, in plaats van de klassieke pieken op het einde van het kwartaal.
Kortom: het hele proces van facturatie tot en met boekhouding is heel erg belangrijk. Hoe vlotter, hoe beter. In feite kan je een vlot proces herkennen aan één ding: het voelt niet aan als “een proces”. Het loopt gewoon, voornamelijk op de achtergrond. Met een minimum aan tijd en moeite is iedereen tevreden, zonder veel vijven en zessen.
Hoe efficiënt verloopt je facturatie? Doe de test!
Extra jammer dus als een zaak nog op papier factureert. Daardoor ontstaat de compleet tegenovergestelde situatie:
1. Je hebt er veel (manueel) werk aan: namen en adressen opzoeken en toevoegen, artikellijsten bovenhalen, overtypen, knippen en plakken tussen verschillende software, noem maar op.
2. Hoge kans op fouten: hoe meer handmatig menselijk werk, hoe meer kans dat er iets foutloopt. Bij digitaal factureren is die kans ineens veel kleiner. Een computer zal niet snel het foute adres invullen.
3. Het kost geld: papier, inkt, printer, enveloppen en postzegels zijn niet gratis, en tijd al zeker niet. Onderzoek van KPMG toont zelfs aan dat een papieren factuur tot bijna 4x zo duur is: € 4,44 op papier versus € 1,2 voor een elektronische factuur.
4. Het kost tijd: aan de post verlies je sowieso enkele dagen, en de klant betaalt nooit voor hij of zij je factuur heeft ontvangen. De gemiddelde betaaltermijn van een papieren factuur ligt ook beduidend hoger dan die van een digitale factuur met elektronische betaalopties.
5. Verloren facturen: een factuur raakt wel eens vermist in de post, of een klant beweert alvast dat je factuur nooit is aangekomen. Aan jou om het op te lossen.
6. Gemiste betalingen opvolgen: zonder digitale hulpmiddelen moet jij of een van je collega’s facturen en betaaltermijnen handmatig opvolgen. Hoe meer facturen je uitstuurt, hoe meer tijd je dat kost.
Digitaal factureren neemt al die pijnpunten weg.
Daarom juist kiezen meer en meer ondernemers, ook vakmensen, voor digitaal factureren:
“Je kan er niet onderuit: als je het jezelf makkelijker wil maken, is digitaal factureren de enige optie - zeker in combinatie met werkbonnen. Wij zijn er vanaf dag 1 mee gestart: onze eerste factuur was meteen digitaal. Op die manier konden wij achteraf ook conclusies trekken van onze cijfers, en hebben we een heel goede overzicht van onze omzet. Je verliest ook minder tijd aan je bureau als je digitaal factureert, zowel bij het maken van de factuur als in de opvolging van de betaling.”
“Ik zou het elektronisch werken aanraden aan iedereen die facturen uitstuurt of een klantenbestand heeft. Je haalt er zoveel uit voor een minimale investering. Mijn advies: probeer ook je boekhouding digitaal te doen, en te koppelen aan Teamleader. Anders moet je je facturen uitprinten en door je boekhouder laten inscannen, en da’s écht niet aan te raden.”
Jona Van Laer, Tuinjan
