Veel bedrijven gebruiken nog steeds Excel voor werkelijk alles, van verkoopcijfers tot tijdregistratie. Vroeger was het ook de uitverkoren software voor contactbeheer… maar op dat vlak is Excel inmiddels links en rechts voorbijgestoken. Vergeleken met de geavanceerde CRM-software van nu, krijg je een strijd die helemaal niet opgaat.
Nadelen van Excel
Excel wordt soms smalend de slechtste CRM-tool ter wereld genoemd, om de eenvoudige reden dat de software daar niet voor ontwikkeld werd. Excel is erg populair voor allerhande toepassingen, maar scoort povertjes op vlak van contactbeheer: je kan klant- of contactgegevens ingeven... en daar stopt het ook. Wie zijn je klanten? Welk profiel hebben ze? Wat brengen ze op? Met die informatie zou je beter op hun behoeften kunnen inspelen en zo sterkere verkoopresultaten realiseren.
Maar Excel heeft natuurlijk ook een paar sterke punten:
- het is gebruiksvriendelijk
- bijna iedereen kent de tool
- alle gegevens vind je terug in één enkele spreadsheet
Het is dus geen wonder dat Excel zo geliefd is. Helaas duurt het niet lang voor je de beperkingen ervan leert kennen.
Manuele data-invoer
Excel kan je voor talloze toepassingen inzetten, maar hoe dan ook moet je alles manueel invoeren. Je moet zelf alle data toevoegen die je in de spreadsheet wil bewaren. Klantgegevens invoeren en aanpassen wordt zo immens tijdrovend en het proces vergroot de kans op verkeerde gegevens: wie manueel gegevens invoert, is immers gedoemd om fouten te maken.
Tijdverlies
Contacten beheren in Excel is niet het enige waar je tijd mee verliest. Als je je verkoopresultaten in handige statistieken wil gieten, stroop je maar beter je mouwen op: selecteer de juiste data, creëer rijen en kolommen, maak grafieken in verschillende vormen - verkies je liever een staaf- of cirkeldiagram?
Ook als je facturen maakt met Excel, is er geen enkele manier om het proces te automatiseren... en als het niet automatisch gebeurt, loopt het vaak fout.
Moeilijk samenwerken in realtime
Natuurlijk kan je de bestanden wel met elkaar delen, maar in realtime bewerken? Met de standaardversie van Excel kunnen meerdere gebruikers niet tegelijkertijd een spreadsheet aanpassen.
Ook Google Sheets is niet ideaal: het heeft minder features, het laadt trager, opmaken en printen zijn moeilijker... Met andere woorden: als je dringend een bestand nodig hebt waar één van je collega’s bezig mee is, zal je op je beurt moeten wachten. Of nóg een kopie maken - met de reële kans dat je ze achteraf vergeet samen te voegen.
Ja, het werkt, maar snel en praktisch zijn niet meteen de woorden die hierbij te binnen schieten.
Niet schaalbaar
Volgen Forrester begon ‘het tijdperk van de klant’ in 2010. Dat betekende dat alle bedrijfsstrategieën en -werkzaamheden vanaf dan in het teken stonden van klanttevredenheid.
Naarmate je onderneming groeit en klantrelaties evolueren, is Excel al snel ontoereikend. Excel zal je niets vertellen over upsell-mogelijkheden voor een bepaalde klant of wanneer je best een telefoongesprek ter opvolging plant. Op die manier kan je nooit ten volle investeren in klantrelaties.
Excel vs. CRM
Dit is een lijst van potentiële nadelen van Excel en hoe een online CRM deze kan verhelpen.
EXCEL | CRM |
Tijdverlies door zoektocht naar het juiste bestand met de juiste data. | De juiste data ligt op ieder moment, waar je ook bent, voor je klaar. |
Onmogelijk om bijlagen te bewaren (facturen, e-mails, brieven, offertes) bij een specifiek contact. | Documenten kunnen automatisch gelinkt worden aan de contactpersoon. |
Data of bestanden kunnen verloren gaan als je deze niet lokaal opslaat. | Data en bestanden worden in de cloud bewaard: sneller en veiliger dan een lokale kluis. |
Gebruikers kunnen een Excel sheet niet tegelijkertijd openen, tenzij je deze upload op bijvoorbeeld Google Drive. | Alle afdelingen van je bedrijf kunnen nauw samenwerken en bijhouden wie wat doet. |
Het is onmogelijk om de relatie tussen gegevens te beheren of analyseren. | Data wordt automatisch met elkaar gelinkt. |
Geen duidelijke workflow. | Heldere stand van zaken voor iedere deal en project. |
Cijfers invoeren en formules maken is zowel moeilijk als tijdrovend. | Gemakkelijk overzicht op je bedrijfsactiviteiten dankzij automatische statistieken. |
Het gevaar dat een formule wordt aangetast door jou of een collega. | Automatische statistieken met vaste velden minimaliseren de kans op fouten. |
Extra voordelen van CRM
Persoonlijke communicatie
Een CRM-tool dient als een centrale klantendatabase en is de ideale bron voor communicatie- en marketing-gerelateerde doeleinden. Bovendien maakt CRM het mogelijk om alle interacties tussen jouw bedrijf en jullie klanten bij te houden in één database. Je kunt als organisatie data verzamelen per klant en daarmee beter ingaan op hun individuele behoeften. Je kunt daarmee een meer persoonlijke benadering creëren op basis van de wensen van die specifieke klant.
Real-time toegang tot data
CRM stelt je in staat om je leads efficiënter te beheren en sales snel, simpel en kosten-effectief bij te houden. Op ieder moment, waar je ook bent, heb je toegang tot de juiste data en kun je weloverwogen, strategische bedrijfsbeslissingen maken. En ja, je Excel-bestanden kunnen geïmporteerd worden.
Waarom zou je CRM software kiezen?
Wil je echt iets blijven doen omdat je dat nou eenmaal altijd zo hebt gedaan in het verleden? Verandering is nooit gemakkelijk, maar het is de sleutel tot groei, succes en vooruitgang. Het kiezen van een CRM pakket kan een grote stap vooruit zijn in dat groeiproces.
CRM software geeft je waardevol inzicht in de wensen en voorkeuren van je klanten, want klantgegevens en iedere vorm van communicatie met je klanten is opgeslagen in een en dezelfde database. Hierdoor kun jij je focussen op klanttevredenheid en efficiënter samenwerken, veelvoorkomende problemen bijhouden en analyses uitvoeren. Een CRM-tool automatiseert bovendien je administratieve taken, waardoor je team kostbare tijd bespaart. Tijd die ze weer kunnen gebruiken voor belangrijke en winstgevende taken.
Op zoek naar CRM software? Hoog tijd om de CRM-functie van Teamleader te ontdekken - probeer het gratis uit!
Meer weten?
Élk bedrijf heeft baat bij een crm-systeem
In het e-book ‘crm-tools zijn voor “grote” bedrijven’ weerleggen we vijf drogredenen om niet in te investeren in een crm-pakket. Download het e-book nu en geef je business én interne samenwerking een boost!
Download e-book
