Digitalisering: waarom is het in je huiskamer 2017 maar op kantoor 1998?

Huiskamerkantoor Teamleaderblog 960x400

Je bedrijf digitaliseren is een beetje als de lenteschoonmaak doen. Iedereen weet dat het moet gebeuren, maar niet iedereen staat er om te springen.

Dat is vreemd. Want in je broekzak zit een smartphone die je voortdurend met de wereld in verbinding houdt, je contacteert oude schoolvrienden via Facebook en je kijkt televisie waar en wanneer je maar wilt. Zonder problemen schakel je digitale tools, mobiele apps en cloudtoepassingen in voor privé-gebruik; want overschrijvingen, mails checken en je agenda synchroniseren met je partner worden er zoveel makkelijker door.

Je huiskamer is doordrongen van digitalisering. Waarom is het dan zo moeilijk om die oubollige manier van werken op kantoor vaarwel te zeggen?

Gecentraliseerde documenten, geautomatiseerde taken en nieuw talent aantrekken zijn maar een greep uit de voordelen die digitaal werken je kan opleveren. Waarom dus nog langer wachten?

Digitalisering voor kmo's: het is heus niet zo moeilijk als je denkt. Ontdek hier hoe je met Teamleader je processen eenvoudig kan digitaliseren.

Kmo’s vinden digitalisering geen prioriteit

60% van de kmo’s gelooft dat technologische veranderingen een grote impact zullen hebben op het concurrentielandschap. Toch ziet slechts 44% digitaliseren als een prioriteit.

Stel jezelf eens de vraag: wat ga je doen met al je mappen boordevol informatie? Wat houdt je tegen om met digitalisering te beginnen? En wanneer zal het wél het perfecte moment zijn om de overstap te wagen?

Uit onderzoek van Ricoh blijkt dat bijna een kwart van de werkdag bestaat uit het zoeken of herstellen van documenten. Bedenk eens hoeveel geld het je kost om al die tijd te besteden aan het verzamelen van papieren of het invoeren van data. Niet bepaald om vrolijk van te worden.

Gelukkig ligt de oplossing voor de hand: gewoon wél digitaliseren. En naast een grote voorsprong op 44% van je concurrenten, zal je al snel nog heel wat andere voordelen zien.

“In het kantoor van 2017 krijg je een pak minder onaangename verrassingen te verduren dan in 1998.”

Wat brengt digitalisering op?

Door informatie digitaal beschikbaar te maken, wordt het delen en bewerken van informatie bijna een droom. In een gecentraliseerde omgeving kunnen bevoegde personen makkelijk toegang krijgen en de nodige documenten razendsnel terugvinden. En door data te koppelen of de prestaties van medewerkers digitaal te registreren, kan jij de manier waarop werk wordt uitgevoerd nauwkeurig controleren. Inderdaad, in het kantoor van 2017 krijg je een pak minder onaangename verrassingen te verduren dan in 1998.

  • Altijd en overal toegang

Digitalisering op kantoor overal toegangDoordat documenten online worden opgeslagen, was toegang krijgen nooit eenvoudiger. Als je bovendien ook nog eens gebruik gaat maken van andere software, zoals bijvoorbeeld boekhoudpakketten, is jouw volledige kantoor altijd en overal beschikbaar.

  • Medewerkers kunnen zich focussen op hun kerntaken

De automatisatie die digitalisering mogelijk maakt, schrikt heel wat medewerkers af. Vaak zien mensen dit als een bedreiging voor hun job. Maar het automatiseren van processen heeft juist een positief effect: het biedt mensen de kans om meer waarde toe te voegen aan hun werk, in plaats van zich te moeten focussen op hersenloze taakjes.

  • Minder verspilling

Een doorslaggevend voordeel is natuurlijk: besparen. Hoewel digitalisatie in eerste instantie een investering lijkt, zorgt het ervoor dat je op termijn een pak minder geldverslindende kostenposten hebt.

Om bijvoorbeeld een factuur in te voeren, is iemand gemiddeld 30 seconden kwijt. Met digitale verwerking breng je dat terug tot 2 seconden. Bovendien worden kansen op fouten drastisch verkleind, wat ook weer een positief effect heeft op je budget. Dit is waar een facturatieprogamma jou kan helpen.

Ten slotte verhoog je ook de duurzaamheid van je bedrijf. Minder bomen moeten sneuvelen voor je zaak en de fysieke papierwinkel die vroeger talloze kasten innam, kan ingeruild worden voor meer kantoorruimte of een gezellige vergaderruimte.

Digitalisering op kantoor fiscaal aantrekkelijkDigitaliseren is fiscaal aantrekkelijk

Bedrijven kunnen profiteren van een investeringsaftrek voor digitale investeringen als betalingssystemen en cyber security. Jonge kmo’s worden aangemoedigd om potentiële investeerders op de hoogte te brengen van de tax-shelter, die ervoor zorgt dat investeerders van belastingvermindering kunnen genieten.

Digitaal denken wordt van jongs af aan gestimuleerd

In het onderwijs wordt er grondig geïnvesteerd in STEM-opleidingen: science, technology, engineering, mathematics. Hoewel jongeren van kindsbeen af worden ondergedompeld in technologie, kiezen ze toch vaak voor een andere studierichting. Dit soort initiatieven gaan tegen die trend in en zorgen ervoor dat digitaal talent zich kan ontplooien, zodat jij nieuwe mensen kan aantrekken met je zaak.

Kmo’s worden dus niet langer tegengehouden door archaïsche wetten of het gebrek aan de juiste vaardigheden. De overheid wil zoveel mogelijk mensen en bedrijven stimuleren om de digitale overstap te maken, en dit is hét moment om op de kar te springen.

Hoe begin je eraan?

Als het op digitalisering aankomt, is er geen one-size-fits-all. Om de juiste tools te ontdekken die je kunnen ondersteunen, is het belangrijk om inzicht te hebben in wat je precies nodig hebt. Wij schreven dit artikel om je te helpen bij je zoektocht naar de ideale tools voor 2017.

Tijd om ervoor te zorgen dat je onderneming en je woonkamer opnieuw deel uitmaken van hetzelfde, digitale tijdperk. Dankzij een digitale transformatie worden processen beter op elkaar afgestemd, zowel intern tussen verschillende collega’s als extern, met je verschillende leveranciers en klanten. De efficiëntie stijgt pijlsnel, samenwerken wordt aangenamer en de budgetten kunnen herverdeeld worden.

2017 is dus hét jaar om voor digitalisering te kiezen. En dat geldt heus niet enkel voor de jonge en hippe bedrijven: wij spraken met 5 Vlaamse kmo's die elk hun eerste digitale stappen maakten. Lees er hier meer over!