Hoe leuk je je werk ook vindt, uiteindelijk wil je er toch voor betaald krijgen. Heb je een eigen bedrijf, dan moet je daar zelf voor zorgen. Liefst met zo min mogelijk kopzorgen natuurlijk. Daarom factureer jij het liefst zo efficiënt mogelijk. En dat betekent: digitaal factureren.
Natuurlijk werken een postzegel plus envelop ook anno 2021 nog prima, maar op de ‘ouderwetse’ manier factureren gaat wel een stuk langzamer. Voor de factuur is aangekomen op zijn bestemming - áls die daar al veilig aankomt, dat weet je nooit zeker - ben je minimaal 24 uur verder, en het kost ook nog eens geld. Niet alleen die postzegel en het papier moet je zelf betalen, ook een printer plus inkt is onmisbaar.
Nu ja - een hoop gedoe dus, wat makkelijk te voorkomen valt door digitaal te factureren, of misschien zelfs wel automatisch factureren.
Kun je nog wel wacht achtergrondinformatie gebruiken? Lees dan eerst de blog Alles over factureren waarin we je de basisbeginselen van factureren uitleggen.
Wat digitaal factureren je oplevert?
- Tijd. Met software stel je in enkele klikken een factuur op in je eigen huisstijl. Ook het inboeken, verzenden en verwerken ervan verloopt digitaal en dus sneller dan analoog.
- Geld. De kostprijs van de software blijft doorgaans gelijk, ongeacht hoeveel facturen je verstuurt. Enveloppen, papier, inktpatronen, postzegels, gele briefkaarten - je hebt ze niet langer nodig.
- Gemoedsrust. Je bent zeker dat je factuur bij de juiste persoon terechtkomt. Bovendien kan hij of zij je factuur op elk moment bekijken: op zijn smartphone, tablet of computer, op kantoor, op vakantie, noem maar op.
Tips voor doelbewust digitaal factureren
Hoe je zo efficiënt mogelijk digitaal factureert, vraag je? We hebben vier tips voor je.
Tip 1: Wees snel.
Oftewel: verstuur je factuur zodra je dienst of product is geleverd. Voor de btw-administratie moet je zelfs uiterlijk op de vijftiende dag van de volgende maand factureren, anders riskeer je een boete. Maar ook niet geheel onbelangrijk: hoe eerder jij je factuur verstuurt, hoe sneller je het geld hebt.
Tip 2: Stel een betalingstermijn in.
Een beetje student komt pas in actie zodra er een deadline nadert. Dat principe gaat eigenlijk ook op in het bedrijfsleven: als er een duidelijke betalingstermijn op je factuur staat, is dit dé manier om uitstelgedrag te voorkomen.
De wetgeving zegt er het volgende over: als er geen betalingstermijn is overeengekomen, is deze standaard dertig dagen. De maximale betalingstermijn tussen bedrijven is zestig dagen.
Factuur niet betaald? Wij hebben tips: Zo volg je verlopen facturen succesvol op.
Tip 3: Zorg voor een correcte factuur.
Jaja, klinkt logisch, maar denk maar even na: wat als je ineens meer uren in een opdracht hebt moeten stoppen dan afgesproken? Zet je die dan zomaar op je factuur erbij? Om je klant tevreden te houden, is het handig om dit te bespreken. Voorkom verrassingen en factureer dus wat je hebt afgesproken. Is dat echt onredelijk, neem dan even contact op voor je factuur in de digitale brievenbus gaat.
Weet je niet precies hoe en wat je op een factuur zet? Geen zorgen. Wij schreven de blog Zo maak je een factuur. Inclusief snelcursus btw.
Tip 4: Laat software het werk doen
Dé ultieme tip is natuurlijk: geef je werk zoveel mogelijk uit handen. Maak gebruik van een facturatietool, zoals Teamleader. Daarmee kan je met een paar klikken facturen opstellen, beheren en versturen. En laat je het CRM-systeem het zware werk doen.
Schepje erbovenop? Denk dan eens aan Invoicecloud, een platform waarop gebruikers hun uitgaande facturen online kunnen laten betalen, via het betaalsysteem dat zij het liefste gebruiken. Wist je dat gebruikers van Invoicecloud hun facturen maar liefst 2,5 keer zo snel betaald zagen worden?
Simpel en snel factureren doe je dus digitaal. Succes!
