Goede project planning software is zelfs voor de slimste projectmanager geen overbodige luxe. Deze blog vertelt je er alles over.
Een geslaagd project hangt af van goede afspraken, slimme opvolging en heldere communicatie, zowel met de klant als intern. Ontbreekt één van die elementen, dan zal je project daar onvermijdelijk onder lijden. De oplossing? Doeltreffende projectmanagement software, gekoppeld aan je CRM.
De essentie van goed projectmanagement
Projectmanagement valt niet te onderschatten. Het is namelijk een combinatie van processen - bewezen en herhaalbaar - en mensen - uniek en onvoorspelbaar. Je hebt het verloop van een project met andere woorden nooit 100% onder controle.
"De essentie van goed projectmanagement: voorbereid zijn op het onvoorziene."
Toch wil elke projectmanager hetzelfde: met de beschikbare middelen telkens een zo optimaal mogelijk, voorspelbaar resultaat afleveren, ondanks de mogelijke problemen en verrassingen die onderweg kunnen opduiken. De essentie van goed projectmanagement is dus: voorbereid zijn op het onvoorziene.
Vastberaden om een nog betere projectmanager te worden? Lees ons e-book over projectmanagement en krijg meer praktische tips.
5 tips voor een geslaagd project
De klant begrijpen, processen bepalen, mensen inschatten, deadlines vastleggen… Een goede projectmanager moet uit heel wat vaatjes tegelijk kunnen tappen. Met deze tips, gekoppeld aan de juiste tools, kan je gelukkig al heel wat verschil maken:
1. Bepaal een timing en budget per fase
Accurate timing helpt een projectmanager en zijn team om realistische deadlines op te stellen voor de oplevering en tussentijdse planning van een project. Gemiste deadlines betekenen dat je niet aan de klantvraag voldoet. Als bedrijf en als projectmanager maak je er dus geen fraaie beurt mee.
Maar timing is natuurlijk ook essentieel om je project financieel gezond te houden. Want de prijszetting van projecten wordt vaak bepaald door de timing die jij vooropstelt. Een project dat blijft aanslepen verliest al snel haar rendabiliteit, soms door werkuren alleen.
Gebruik projectmanagement software om:
- Elk project op te delen in kleinere taken en milestones
- Elk ervan te voorzien van een realistische deadline en budget
- Het hele plaatje overzichtelijk op te volgen
2. Zorg voor een duidelijke interne rolverdeling en communicatie
Iedereen die intern betrokken is bij het opleveren van het project, moet begrijpen wat zijn of haar welomlijnde rol is om het welomlijnde doel van het project te bereiken. Er moet ook een duidelijke eindverantwoordelijke zijn voor het project, die het hele proces van A tot Z overziet en persoonlijk borg staat voor het succes ervan.
Als het project eenmaal van start is gegaan, zorgen heldere communicatielijnen en frequente communicatiemomenten ervoor dat alles in goede banen loopt - en er tijdig wordt ingegrepen wanneer dat niet zo is.
Gebruik projectmanagement software om:
- Elke taak toe te wijzen aan een medewerker of team, inclusief een eindverantwoordelijke die alles overziet
- Centraal met elke medewerker te communiceren en de nodige informatie te delen
- De bezettingsgraad op te volgen zodat je team nooit onder- of overbenut wordt
3. Betrek je klant vanaf het begin
Duidelijke communicatie met de klant is minstens even belangrijk als interne communicatie. Als er bij de start geen duidelijkheid is over wat de klant nu juist wil en hoe jij en je team dat zullen realiseren, staat je een lange weg van frustrerende aanpassingen te wachten. En hoe slechter je gedurende het projectverloop communiceert, hoe moeilijker het zal worden om achteraf nog bij te sturen. Dat resulteert onvermijdelijk in een slopend, duur project. Of nog erger: half werk.
Gebruik projectmanagement software om:
- De met je klant gemaakte afspraken centraal te bundelen en te koppelen met je CRM
- De klant de projectstatus online te laten volgen (op het ritme dat jij bepaalt)
- De klant toegang te geven tot de planning van meetings en contactgegevens van medewerkers
4. Volg het project op de voet (en begrijp wat elke stap je oplevert)
Als het project van start gaat, is het zaak dat je inzicht krijgt in het verloop ervan en snel kan schakelen als het foutloopt. Dat kan alleen maar door zowel de vooropgestelde deadlines en budgetten op de voet te volgen, net als de prestaties van je medewerkers. Voor dat laatste hoef je overigens niet per se te micromanagen: door goede afspraken te koppelen aan frequente klantenfeedback, krijg je inzicht zonder je teamleden op de huid te zitten.
Gebruik projectmanagement software om:
- Aparte uurtarieven in te stellen per medewerker en uren te registreren
- Op te volgen wat elke fase, taak of medewerker je kost en oplevert
- Rapporten op te vragen per project, milestone of periode
5. Baseer nieuwe projecten op templates van vorige projecten
Elk project is uniek, maar dat wil niet zeggen dat de onderliggende processen helemaal anders zijn. Door over te houden wat in het verleden heeft gewerkt, kan je op die procedures variëren en zo toekomstige projecten goedkoper en sneller afleveren.
Gebruik projectmanagement software om:
- Vorige succesvolle projecten (en processen) op te slaan als template
- Volgende projecten sneller op te starten
- De leercurve voor toekomstige projectmedewerks in te korten
Teamleader: projectmanagement en CRM in één oplossing
Teamleader is de alles-in-één-oplossing die CRM combineert met projectmanagement voor geslaagde projecten waar je uit kan leren, keer op keer.
Handige rapporten, Gantt-grafieken of het Projectcloud-platform, Teamleader reikt je alles aan om op een overzichtelijke manier elk project in goede banen te leiden.
Dankzij de CRM krijg je bovendien in een oogwenk de details van interne en externe medewerkers te zien, bekijk je moeiteloos alle deals, facturen, e-mails of telefoontjes die aan een project gelinkt zijn, en houd je ook externe kosten makkelijk in de hand.
{{cta('5a7e30fd-4b8b-4c84-8af2-ee5e39499f3b')}}
