Gestion de projet : les 7 raisons qui vous font échouer

Pour être tout à fait clair, nous ne parlons pas de mauvais chefs de projet. La plupart du temps, les problèmes viennent d'un manque d'organisation, de mauvais outils ou de communication. Avant d’aborder en détails les nombreux moyens d’améliorer les résultats, voici une liste non-exhaustive de sept problèmes pouvant survenir durant un projet. Si vous disposez de tout ce qu'il vous faut, alors il y a moins de chance que vous fassiez fausse route.

Nous sommes tous d’accord pour dire que partager les informations et les connaissances de façon proactive est essentiel pour n’importe quel projet, n’est-ce pas ? Malgré cela, il s’avère que le manque de communication est la raison principale pour laquelle les projets n’obtiennent pas les résultats espérés ou échouent tout simplement.

Une mauvaise communication peut avoir de nombreuses causes : la barrière de la langue, des traits de personnalité qui ne collent pas, l’environnement de travail, des moyens de communication défaillants… Les conséquences possibles sont tout aussi multiples : attentes différentes et par conséquent déception, incompréhension, problèmes de susceptibilité, stress inutile à cause d’un manque de vision d’ensemble, requêtes de dernière minute et travail précipité.

Quand un projet important arrive sur la table, votre premier réflexe va être de vous y plonger immédiatement et de commencer à réunir ce dont vous avez besoin. Planifier est souvent vu comme une activité de second plan, comme quelque chose qui doit être fait mais qui n’apporte pas de valeur ajoutée.

Cependant, ne pas définir correctement le périmètre, les responsabilités et le calendrier d’un projet est un moyen sûr d’avoir de sérieux problèmes par la suite. Sans un bon plan, vous risquez un manque de soutien, de ressources et de temps, ainsi que des délais non respectés et des collègues ou des clients en colère.

Le diable est dans les détails. Quand vous jonglez entre plusieurs projets à la fois, les suivre peut être difficile. Combien de budget nous reste-t-il ? Qui est responsable de quoi ? Est-ce qu’on est dans les temps ?

Tout le monde redoute les silences gênants dans les réunions de bilan, ou pire, parler du mauvais projet ou du mauvais client. Tout au moins, cela n’inspire pas confiance. Dans le pire des cas, ça peut faire couler tout votre projet.

En tant que chef de projet, vous vous retrouverez à utiliser de multiples outils pour suivre les missions, les membres de l’équipe, les livrables et les statuts du projet. Dans de nombreux cas, cependant, le logiciel que vous utilisez ne va pas répondre à vos attentes, ne sera pas assez flexible pour letype de projet que vous gérez ou va vous ralentir fortement à cause de sa complexité. Résultat, vous allez patauger.

Bon, admettons que vous ayez commencé votre projet et créé un calendrierparfaitement organisé… le problème est qu’ensuite, vous ne le mettez jamais à jour ou que très rarement . Pour être sûr que tout se déroule comme prévu, vous aurez besoin de procéder à des vérifications régulières et faire des changements quand c'est nécessaire. Cela signifie également faire des contrôles systématiques avec votre équipe pour voir comment vous pouvez éviter que les choses ne ralentissent.

Parce que chaque projet est unique, il y a toujours des imprévus. Qualifier et quantifier cette imprévisibilité et anticiper de façon proactive les facteurs qui pourraient mal se passer et comment vous y répondrez le cas échéant se nomme la « gestion des risques ». Et oui, cela fait aussi partie de votre travail quand vous êtes chef de projet.

Voici un scénario classique : le propriétaire du projet demande un « petit changement » ou un « petit ajout » au cahier des charges. Tellement petit, en fait, qu’ils ne s’attendent pas à ce que le budget ou le calendrier en soit affecté. Est-ce vrai ? Pas du tout !

Chaque projet est un équilibre de coût, de temps, de performance, de qualité et de risque. Le perturber est presque toujours néfaste pour le projet et ses résultats. En tant que chef de projet, il est de votre devoir de maintenir cet équilibre et de faire remarquer à tous les partis quand ils le mettent en danger

Voilà, ce sont les sept défauts de la gestion de projet. Bien que les causes de l’échec varient largement en fonction du type de projet, la plupart peuvent être attribués à l’un ou plus de ces défauts. Mais n’ayez crainte, la délivrance est proche. Voyons comment nous pouvons éviter une catastrophe.