25/07/2017 | temps de lecture 3 minutes

Les fonctionnalités essentielles de l’outil de gestion de projet idéal

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Garder un suivi de toutes les ressources, phases, responsabilités et membres d’équipe impliqués dans un seul projet peut être compliqué. Et si vous travaillez sur plusieurs projets à la fois, cela peut devenir complètement insurmontable. Heureusement, des outils sont disponibles – de nombreux outils. De nos jours, des tonnes d’outils de gestion de projet sont là pour vous aider. Mais quelles fonctionnalités devriez-vous rechercher ?

Un bon logiciel gestion de projet vous aide à centraliser les informations tout en permettant à chaque coéquipier de consulter ses tâches à tout moment. Il offre un aperçu de la distribution de la charge de travail et permet de faire des ajustements à la volée sans perdre le fil.

1. Planification

L’outil de planification est l’essence même de votre logiciel de gestion de projet. Tout au moins, il vous aide à suivre les tâches planifiées et les dates limites. Un calendrier d’équipe partagé peut être également un bon atout, tout comme l’envoi de notifications automatiques à l’approche d’une date limite.

Des planificateurs de projet plus sophistiqués vous permettent de distribuer des tâches et des responsabilités pour des membres spécifiques de l’équipe, vous donnant une vision encore plus claire de la distribution de la charge de travail et du calendrier.

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2. Gestion des tâchesfonctionallités essentielles outil de gestion - gestion des tâches

La gestion des tâches est une autre fonctionnalité de base de la plupart des outils de gestion de projet. Un bon gestionnaire de tâches vous permet de diviser les projets en plus grandes étapes-clés et en plus petites tâches auxquelles vous pouvez ajouter des dates limites et des budgets. Des outils plus avancés intègrent même le « chemin critique » : l’ordre précis dans lequel les tâches doivent être effectuées pour que le projet aille de l’avant.

3. Collaboration et communication

La communication rapide est la clé du succès de n’importe quel projet – elle devrait donc faire aussi partie de votre outil de gestion de projet. Les outils de projet bien conçus fonctionnent comme des plateformes centrales pour les données de base et les informations détaillées. Cela affecte positivement la collaboration interne.

Certains outils facilitent aussi le partage des informations d’un projet avec les clients. Cela peut être un moyen simple de tenir informer votre client de la progression du projet sans avoir à planifier une réunion tous les quelques jours.

4. Rapports

Les rapports et les statistiques sont d’excellents moyens d’avoir une meilleure compréhension de votre entreprise et d’apprendre des précédents projets. Pourquoi un projet a-t-il dépassé le budget ? Pourquoi a-t-on manqué une date limite ? Tout est là.

fonctionallités essentielles outil de gestion - budget et gestion des ressources5. Budget et gestion des ressources

Certains outils offrent une fonctionnalité spécifique de gestion des ressources. Cela vous donne un aperçu des salles de réunion réservées, des ressources prévues et utilisées et tout ce que tout ceci coûterait. C’est également utile pour éviter les réservations en double et les pénuries de ressources.

6. Suivi du temps

Les fonctionnalités de suivi du temps vous indiquent quelles tâches ont mis le plus de temps à être effectuées, vous permettant ainsi de mieux estimer les coûts et les durées à l’avenir. De nombreux outils proposent un suivi du temps basique mais l’option pour définir des tarifs horaires différents et ajouter automatiquement les heures facturables à vos factures pourrait vous économiser des heures de travail.

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