Project management tool

Voor we dieper ingaan op de definitie van projectbeheer, gaan we na wat een project precies is. Een project is een tijdelijke activiteit die bestaat uit een reeks taken met één einddoel. De uitvoering van die taken wordt bepaald door de tijd, de mensen en de middelen die je voorhanden hebt.

Eenvoudig gezegd is projectbeheer een aanpak die ervoor zorgt dateen project vlot verloopt en op een succesvolle manier wordt gerealiseerd, binnen de tijd en het budget die voorzien waren. . Projectmanagement betekent dus: projecten tot een goed einde brengen met behulp van een goede planning én een professionele uitvoering.

Succesvolle projecten realiseren is behoorlijk tijds- en arbeidsintensief. Waarom zou je het dus nog moeilijker maken met complexe projectmanagementsoftware? Het projectbeheer van Teamleader Focus is ontwikkeld - voor elk type project. Met onze projectplanner haal je het maximum uit je projecten en mis je nooit meer een deadline.

Twijfel je nog of het gebruik van een tool iets voor jouw bedrijf is? Om je verder te informeren hebben we hieronder enkele voordelen voor je op een rijtje gezet die mogelijk aansluiten bij jouw prioriteiten als het aankomt op een degelijke tool.

• Taakmanagement
  Wijs taken toe aan medewerkers en zie precies hoe de voortgang per taak verloopt.
• Timetracking
  Houd netjes bij hoeveel tijd er is besteed aan verschillende projecten zodat alles later netjes gefactureerd wordt.
• Communicatie
  Duidelijke en makkelijk terug te vinden communicatie zodat iedereen wat er speelt.
• Overzicht en inzicht
  Prioriteiten bepalen op basis van nieuwe inzichten en op tijd bijsturen zodat het uiteindelijk doel geen gevaar loopt.

De 5 beste project management tools
Op zoek naar een goede project management tool? Dit zijn de vijf vaakst gebruikte apps voor projectopvolging.

1. Teamleader Focus is all-in-one software waarmee je verschillende projecten gelijktijdig opvolgt. Met deze project management tool kan je bovendien offertes opmaken, tijd registreren, projectbudgetten opvolgen, factureren en diepgaande analyses maken. Projectmanagers gebruiken Teamleader Focus niet alleen om hun projecten te beheren, maar om hun volledige workflow te stroomlijnen.

2. Trello visualiseert de activiteiten van je team en de voortgang van je projecten aan de hand van Kanban-borden. To-dolijsten en gesprekken maak je aan in de vorm van kaarten die je kan verplaatsen op het bord. De software beschikt ook over verschillende Power-ups of integraties met andere platforms

3. Asana is een projectmanagementoplossing waarmee je taken en projecten beheert, gesprekken voert en ideeën deelt met je collega’s. Met de software creëer je makkelijk prioriteiten en verantwoordelijkheden binnen teams. Je kan de voortgang van je projecten ook volgen in realtime en ontvangt automatisch meldingen van belangrijke projectupdates.

4. Basecamp is project management software die online samenwerken makkelijker maakt. Teamleden kunnen bijvoorbeeld berichten voor elkaar achterlaten en je ziet snel wie verantwoordelijk is voor welke taken. De tool is minder geschikt om meerdere projecten tegelijk op te volgen. Je kan ook geen milestones en prioriteiten instellen of taken toekennen aan meerdere gebruikers.

5. JIRA is een projectmanagement-tool die ooit ontworpen werd als een bug- en problementracker. Vandaag wordt de tool vooral gebruikt door agile teams voor softwareprojecten. Met deze software kan je onder meer scrumborden maken, prioriteiten stellen en met meerdere mensen tegelijk aan een project werken.

Met projectmanagementsoftware kan je:

• Plannen
  Deze functionaliteit vormt de basis van je projectmanagementsoftware. Een goede tool helpt je verschillende taken en deadlines op te volgen. Een gedeelde agenda voor je hele team, waarbij automatisch een melding wordt verstuurd wanneer er een deadlines nadert, is een grote troef.,

• Taakbeheer
  Een efficiënte task manager helpt je om projecten te verdelen in mijlpalen en taken en ze vervolgens te koppelen aan deadlines en budgetten. Afhankelijk van de tool wordt ook een "kritisch pad"uitgestippeld, dat aangeeft in welke volgorde de taken moeten worden uitgevoerd om het project optimaal te laten verlopen.

• Samenwerking en communicatie
  Snelle en efficiënte samenwerking is de sleutel tot het succes van je project. Door alle projectgegevens te verzamelen en ze makkelijk toegankelijk te maken, zorgt een projectmanagementtool voor volledige transparantie binnen je team en met je klanten. Doordat hen de voortgang van het project te laten volgen, bespaar je ook tijd op eventuele vergaderingen.

• Rapportage & analyses
  Analyserapporten en statistieken geven je inzicht in je projecten.at werkt en wat kan beter? Waarom werd het budget overschreden en waarom was het project niet op tijd klaar was? Nuttige informatie waaruit je lessen trekt voor de toekomst.

• Beheer je resources en je budget
  Project management software geeft je een overzicht over je planning en je resources. Zo blijf je makkelijker binnen budget, vermijd je dubbele boekingen en onnodige uitgaven en kom je nooit handen tekort.

• Timesheets
  Tijdregistratie toont je welke taken het meeste tijd kosten.. Zo maak je betere inschattingen voor toekomstige projecten. Met sommige tools kan jek verschillende uurtarieven instellen of automatisch factureerbare uren aan uw declaratie toevoegen. Zo verlies je geen tijd met tijdregistratie.

• Op kantoor of onderweg
  Een mobiele toepassing, vaak een lichtere versie van de projectbeheertool die je op kantoor gebruikt, geeftje op elk moment toegang tot het project, ook onderweg. Meestal kan je met zo’n mobiele app ook taken beheren, facturen maken en opvolgen en informatie doorgeven aan je team kunt doorgeven, waar je ook bent.

• Integraties
  Doormailboxen, persoonlijke agenda's en CRM-applicaties te koppelen aan je project management tool te koppelen, heb je vlot toegang tot al je gegevens. Het zorgt bovendien voor meer transparantie in uw team.

Hoe kies je de juiste project management tool?

Ieder bedrijf werkt op zijn manier. Daarom is het belangrijk om een tool te kiezen die bij je past en waarmee je makkelijk aan de slag kan. Om je te helpen bij die keuze, kan je gebruikmaken van deze checklist.

• Hoeveel mensen zullen de tool gebruiken?
• Hoe belangrijk is dataveiligheid?
• Welke integraties met andere apps zijn voor jou een must?
• Volstaat een eenvoudige to-dolijst of heb je nood aan een complexere planningstool?
• Hoe belangrijk zijn documentmanagement en opslag?
• Wil je remote kunnen werken met de tool?