Les secrets d'une bonne gestion de projet

• Qu'est-ce qu'un projet ?
• Les fondamentaux de la gestion de projet
• Qu'est-ce que la gestion de projet ?
• Le cycle de vie d'un projet
• Le fonctionnement d’un groupe de projet
• Pourquoi certains projets échouent ?
• Les avantages et limites de la gestion de projet
• 7 étapes pour créer un plan de projet parfait
• Méthodologies pour la gestion de projet
• Logiciel de gestion de projet

Selon le Project Management Institute, un projet est une activité temporaire ayant une date de début et de fin. Prenez, par exemple, le développement d'un nouveau site web ou la construction d'une nouvelle maison à partir de zéro.

Chaque projet est composé d'une série de tâches qui ont en définitive un seul et même objectif. Celles-ci sont soumises à des conditions, notamment de temps, de personnes et de ressources dont vous avez besoin pour réaliser le projet. Les projets peuvent être gérés manuellement ou à l'aide d'un logiciel de gestion de projet.

En règle générale, un projet comprend cinq phases : lancement, planification, exécution, surveillance et clôture. Chaque phase est composée de tâches spécifiques qui vous permettent d'atteindre les objectifs relatifs à votre projet.

Même si l'on pourrait penser que la gestion de projet est un concept moderne, elle remonte en fait à l'époque de la grande pyramide de Gizeh (2580-2560 av. J.-C.) ou même à celle de Stonehenge (3100 av. J.-C.). On pourrait même dire que la chasse au mammouth était une forme de gestion de projet, tout du moins si celle-ci impliquait une planification, programmation et exécution minutieuses et réfléchies.

Nous devons revenir au début du 20ème siècle pour voir émerger les premières méthodologies réelles. Pensez aux diagrammes de Gantt de Henry Gantt en 1917, diagrammes utilisés pour de grands projets d'infrastructure tels que le barrage Hoover et le réseau autoroutier Interstate aux États-Unis. Aujourd'hui encore, les diagrammes de Gantt sont un important outil de gestion de projet pour de nombreuses petites entreprises.

Mais, selon l'opinion générale, l’histoire de la gestion de projet moderne n'a commencé que dans les années 50 avec l’introduction de la méthode du chemin critique en 1957, puis de la technique d’évaluation et d'examen de programmes (PERT - Program Evaluation and Review Technic) en 1958. Ce dernier fut utilisé par le département de la Défense des États-Unis pour gérer le projet Polaris.

Dans la seconde moitié du 20ème siècle, les méthodes personnalisées et les processus artisanaux ont continuer d'être utilisés pour gérer les projets. Tout cela changea lorsque le Guide PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge), Guide du corpus des connaissances en gestion de projet, du Project Management Institute fut adapté comme norme par l'ANSI (American National Standard Institute) en 1998. Ces dernières années ont également été marquées par quelques grands changements dans les pratiques de gestion de projet : l'introduction de la norme ISO pour la gestion de projet (IS21500) n'en est qu'un exemple.

Mais le plus important de tous ces changements a bien entendu été l'arrivée du micro-ordinateur. Les ordinateurs mirent la productivité et la communication au premier plan et, pendant que la technologie continuait d'évoluer dans les années 90, Internet se répandit dans le monde entier. La croissance d'internet conduisit ensuite au développement d'applications de gestion de projet basées sur le web, nous permettant ainsi de gérer un projet en ligne.

Aujourd'hui, celles-ci sont utilisées indifféremment sur un appareil mobile ou un ordinateur. Et tandis que des options contrôlées par ordinateur et des algorithmes complexes se développaient, les chefs de projet commençaient à effectuer plus de travail en moins de temps, tout en faisant moins d’erreurs qu'auparavant.

Désormais, il devrait être clair que la gestion de projet relève souvent du défi, notamment si vous gérez plusieurs projets en parallèle. Les raisons pour lesquelles un projet pourrait mal se passer sont nombreuses :

On reconnaît généralement 10 domaines types dans la gestion de projet :

1. La gestion de l’intégration (Project Integration Management) : pour la bonne maîtrise du projet et afin d’éviter de s’écarter de ses objectifs ;
2. La gestion du périmètre (Project Scope Management) : pour déterminer le travail à réaliser ;
3. La gestion des délais (Project Time Management) : pour garder toutes les échéances à l'œil grâce à un planning bien défini ;
4. La gestion des coûts (Project Cost Management) : pour fixer les budgets nécessaires et être certain de les respecter ;
5. La gestion de la qualité (Project Quality Management) : pour confirmer que le travail réalisé correspond aux attentes du client ;
6. La gestion des ressources humaines (Project Human Resource Management) : pour constituer une équipe projet impliquée et compétente ;
7. La gestion des communications (Project Communications Management) : pour orchestrer tous les briefings, échanges, réunions, reporting, etc. ;
8. La gestion des risques (Project Risk Management) : pour identifier et prévenir les obstacles qui pourraient entraver la bonne réalisation du projet ;
9. La gestion des approvisionnements (Project Procurement Management) : pour prendre les meilleures décisions et être certain de mener le projet à bien ;
10. La gestion des parties prenantes (Project Stakeholders Management) : pour gérer leurs attentes ainsi que leur engagement dans cette collaboration.

Naturellement, une bonne gestion de projet comporte bien des avantages :

• Vous fixez des objectifs clairs et précis pour un travail rigoureux et de qualité, afin que vos clients s’en retrouvent plus satisfaits ;
• Vous tirez le meilleur parti de vos ressources et évitez de les gaspiller inutilement ;
• Vous impliquez et motivez davantage vos équipes en donnant du sens à ce qu’ils font et en facilitant leur collaboration à travers un plan d’actions réaliste ;
• Vous maîtrisez vos budgets et vos échéances grâce à une bonne planification ;
• Vous gérez bien vos risques ainsi que le changement et pouvez intervenir dès que nécessaire en suivant attentivement l’avancement de vos équipes ;
• Vous prenez de meilleures décisions, et ce, plus rapidement ;
• Vous tirez des leçons de votre expérience pour mieux appréhender vos projets dans le futur ;
• Vous vous montrez plus transparent (avec vos clients et avec vos équipes), grâce à une communication plus efficace.

Mais, vous vous en doutez, la gestion de projet peut aussi rencontrer quelques limites :

• Malgré tous vos efforts, il y aura parfois un écart trop conséquent entre la demande du client et ce dont vous êtes capable avec les ressources dont vous disposez ;
• Vos estimations peuvent s’avérer imprécises, mais pour pallier cela, nous vous recommandons de toujours fonctionner avec une petite marge ;
• Selon le projet, une gestion classique ne sera pas toujours adaptée et il vous faudra revoir votre manière de fonctionner.

6. Manque de gestion des risques

Chaque projet étant unique, l'imprévisibilité devrait toujours être considérée comme un facteur inhérent. La qualification et la quantification de ce facteur, l'anticipation proactive de ce qui pourrait mal tourner et votre réaction si cela arrivait s'appelle la « gestion des risques ». Et oui, cela fait également partie du travail d'un chef de projet.
 

7. Modifications du périmètre (ou dérive des objectifs / Scope Creep)

Scénario classique : une partie prenante du projet demande un « petit changement » ou un « ajout mineur » au périmètre. Si petit, en fait, que vous ne pensez pas que le budget ou les délais en seront affectés. Pas vrai ? Faux !

Chaque projet est un équilibre fragile entre les éléments de la « triple contrainte » : objectif, délai et coût. Sachez que la modification de l'un de ces facteurs affecte aussi automatiquement l'un des deux autres (ou les deux) : si l'objectif change, les délais sont reportés ou le coût de votre projet augmente.

Voici la liste des étapes clés auxquelles vous devez réfléchir lors du lancement de votre prochain projet :

1. Documentez le périmètre de votre projet

C'est là que l'on commence à s'amuser. Lors de la première étape, vous devez rencontrer toutes les parties prenantes pour discuter des besoins, attentes et critères d'évaluation du projet. Ceci inclut :

• Le périmètre
• Le budget
• Le calendrier

Documentez ces informations dans votre plan de projet pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et réduire ainsi les risques d'une mauvaise communication onéreuse.

CONSEIL : Faites des petites promesses mais une grande réalisation. Ne vous arrêtez pas au besoin déclaré par les parties prenantes et essayez d'identifier le bénéfice sous-jacent qu'elles recherchent. Votre projet doit atteindre ce objectif-là.

2. Découpez votre projet en phases, jalons et tâches

Vous devez ensuite définir le calendrier de votre projet. Quelles sont les premières tâches clés auxquelles vous allez vous attaquer et quelle est la toute dernière de votre liste ? Des petites tâches multiples liées les unes aux autres peuvent être regroupées en jalons plus importants. Le découpage d'un projet en petits lots facilement réalisables évite à votre équipe de se sentir dépassée et permet une exécution en douceur.

3. Faites une estimation des ressources nécessaires

Combien de personnes vous faut-il pour votre projet et quelles ressources sont nécessaires ? Faites une liste aussi réaliste que possible : vous ne devez ni faire des folies, ni sous-estimer votre besoin. Les deux mettraient en péril le calendrier et le budget de votre projet.

4. Assemblez vos ressources

Une fois que vous avez identifié les ressources nécessaires, le moment est venu de recruter les bonnes personnes. Assurez-vous que chacun a les outils adaptés au travail à faire. Il vous faut maintenant commencer à regrouper et organiser correctement les différentes parties du projet.

5. Reliez les tâches les unes aux autres

Avant de commencer à planifier votre projet, vous devez d’abord identifier les tâches qui dépendent les unes des autres. En d'autres termes : quelles tâches doivent être effectuées avant de pouvoir commencer la suivante ? Il existe quatre types de dépendance :

• Fin-début : la tâche A doit être terminée pour pouvoir commencer la tâche B. 
  Exemple : Avant de commencer à construire une route (tâche B), vous devez d'abord acheter un terrain (tâche A). 
   
• Début-début : la tâche A doit être commencée pour pouvoir commencer la tâche B.
  Exemple : Avant de commencer à poser l'asphalte (tâche B), vous devez commencer à excaver la route (tâche A). 
   
• Fin-fin : la tâche A doit être terminée pour pouvoir terminer la tâche B.
  Exemple : Avant de commencer à appliquer la peinture de marquage routier (tâche B), vous devez d'abord poser l'asphalte (tâche A). 
   
• Début-fin : la tâche A doit être commencée pour pouvoir terminer la tâche B.
  Exemple : Avant de commencer à appliquer la peinture de marquage routier (tâche B), vous devez commencer à excaver la route (tâche A).

6. Etablir un échéancier

Rassemblez toutes les informations recueillies lors des étapes 2 et 5 et commencez à regrouper les activités sur un calendrier. Prenez toutes les tâches et les jalons relatifs à chaque phase du projet et ordonnez-les dans un planning précis. Fixez des échéances strictes pour les principaux jalons et livrables.

CONSEIL : Si tout est important, alors rien ne l’est. La définition des priorités est le facteur clé de réussite pour cette phase de votre projet. Si vous avez du mal, utilisez la matrice d'Eisenhower pour classer les activités selon leur urgence et leur importance.

7. Enregistrez absolument tout

On ne dira jamais assez à quel point il est important de documenter chaque détail. Chaque membre de l'équipe projet doit pouvoir, à tout moment, vérifier le statut de chaque tâche, jalon ou livrable dont il est responsable. Et n'oubliez pas non plus de faire un suivi des heures travaillées. Cela vous permettra de mieux estimer les échéances et les budgets lorsque vous aurez des projets similaires à réaliser à l'avenir.

Au fil des ans, diverses méthodes ont été éprouvées pour mener à bien un projet. Voici les plus courantes, par ordre d'apparition :

Heureusement, Il y a bien longtemps que nous avons quitté le monde de la planification ad-hoc ou des calendriers de projet faits main et très détaillés. La naissance d'Internet ayant entraîné le développement de différentes ressources utiles, nous avons désormais un large éventail de logiciels de projet pour nous accompagner dans notre travail.

Mais pourquoi ces outils sont-ils si utiles ? Quels bénéfices apportent-ils par rapport aux méthodes de gestion de projet plus traditionnelles ?

Planification

La fonction de planification est le cœur même de votre logiciel de gestion de projet. Votre logiciel doit vous permettre de faire le suivi des tâches planifiées et des échéances. Un agenda partagé par l'équipe peut également s'avérer un atout important, tout comme les notifications automatiques à l'approche des échéances.

Des outils plus sophistiqués vous permettent de répartir les tâches et les responsabilités entre des membres spécifiques de l’équipe, tout en tenant compte de la répartition de la charge de travail et du calendrier.

Gestion des tâches

La gestion des tâches est une fonctionnalité de base de la plupart des outils de gestion de projet. Un bon gestionnaire de tâches vous permet de diviser les projets en jalons et tâches, puis de les relier aux échéances et aux budgets. Des outils plus perfectionnés proposent même le « chemin critique » : l’ordre dans lequel les tâches doivent être exécutées pour que le projet avance.

Collaboration et communication

Une communication rapide est le facteur clé de réussite d'un projet. Les outils de gestion de projet bien conçus servent de noyau central pour les données de base et l'ensemble des informations relatives au projet.

Certains facilitent également le partage d'informations avec les clients. Ceci peut être un moyen simple d'offrir à votre client une certaine transparence sur l'avancement de votre projet, sans perdre de temps à planifier régulièrement des réunions.

Rapports d'analyse

Les rapports d'analyse et statistiques sont un excellent moyen de bien comprendre les projets antérieurs ou en cours. Pourquoi avez-vous dépassé le budget ? Pourquoi n'avez-vous pas respecté l'échéance ? Ces informations vous aident à tirer des leçons et à améliorer vos méthodes de travail.

Gestion du budget et des ressources

Les meilleurs outils offrent des fonctionnalités spécifiques à la gestion des ressources. Grâce à sa vue d'ensemble des réservations de salle de réunion, des ressources planifiées et utilisées, et de ce que tout cela coûte, ce type de logiciel vous permet de respecter votre budget, d’éviter les doubles réservations et les pénuries de ressources.

Feuilles de temps

Les fonctionnalités de suivi du temps vous indiquent les tâches ayant nécessité le plus de temps pendant le projet, ce qui améliorera vos futures estimations des coûts et des délais. De nombreux outils offrent un suivi du temps basique. Cependant, la possibilité de définir différents taux horaires ou d’ajouter automatiquement des heures facturables à votre facture peut vous faire économiser de nombreuses heures de travail.

Accès mobile

L'application mobile, qui est souvent une version allégée de l'outil de gestion de projet en ligne, offre un accès à distance aux membres de l'équipe en déplacement ou aux personnes travaillant sur le terrain. Vous êtes donc en mesure de mettre à jour des tâches ou des jalons au pied levé, de suivre et créer des factures en fonction des heures travaillées, et de faire en sorte que votre équipe ait toujours les dernières infos, où que vous soyez.

Intégrations

En dehors du logiciel de gestion de projet, votre équipe et vous-même utilisez d'autres outils tels que les emails et agendas personnels, en passant par les applications CRM. La possibilité de les connecter à votre logiciel de gestion de projet apporte plus de transparence, avec des informations facilement accessibles et moins de silos de données.